In demersul de modernizare a fortei mobile, Servier Pharma, una dintre cele mai importante companii farmaceutice prezente in Romania, a initiat un proiect bazat pe tablete cu Windows 8 si conceptul revolutionar de „gamification”.
[#https://www.microsoft.com/ro-ro/business/customer-success-stories/#]
Windows 8 a permis migrarea aplicatiilor de business pentru interfata tactila dar si integrarea facila a tabletelor in infrastructura IT. Rezultatele proiectului arata ca echipa Servier Pharma a devenit ultra-mobila, utilizatorii sunt foarte multumiti cu noul mod de lucru, iar satisfactia muncii si productivitatea sunt in crestere.
Despre organizatie
Servier Pharma este cel mai mare grup farmaceutic independent francez, cu o prezenta in 140 de tari si o cifra de afaceri de peste 3,6 miliarde EURO. Compania este activa in Romania inca din 1996 si promoveaza in exclusivitate medicamente proprii. Conform veniturilor realizate, Servier Pharma ocupa locul al doilea in topul companiilor farmaceutice, activitatea bazandu-se pe o echipa cu peste 300 de angajati, dintre care 200 reprezentanti medicali, distribuiti la nivel national in cele mai importante orase.
Servier Pharma este o companie care utilizeaza intens tehnologia in derularea afacerilor. Din punct de vedere al infrastructurii IT, Servier Pharma opereaza un mediu Windows cu Active Directory si o suita de aplicatii de business ce include produse standard ERP, CRM dar si aplicatii dezvoltate intern: eRequester pentru managementul formularelor, Electronic Visual Aid (eVA) pentru prezentari la clienti, Agent Smith pentru monitorizarea mediului IT etc. Ca solutie de e-mail, Servier Pharma utilizeaza Microsoft Exchange la nivelul intregului grup, administrarea fiind facuta insa local. Toate aplicatiile ruleaza pe o infrastructura IT proprie si sunt gestionate de o echipa formata din 6 persoane.
Cerinte de business. Situatia initiala
In 2012, in urma unui demers de modernizare a fortei mobile, Servier Pharma a dotat 70 din cei 200 de reprezentanti medicali cu tablete iPad care sa permita rularea unei aplicatii de prezentare a ofertei companiei. Tabletele erau destinate exclusiv sustinerii acestor prezentari, pentru restul activitatilor (e-mail, editare documente etc) urmand a fi utilizate laptopurile deja existente.
„Am realizat insa rapid ca tabletele erau mult mai simplu si comod de utilizat in relatia cu medicii, iar majoritatea angajatilor nu mai transportau doua dispozitive, laptopurile fiind pastrate acasa si folosite ca desktop pentru incarcarea de informatii si verificarea corespondentei la inceputul si sfarsitul zilei”, afirma Laurentiu Bogdan, IT Manager Servier Pharma.
Aceasta abordare nu era insa foarte productiva deoarece angajatii nu aveau acces permanent la e-mail si nici la VPN-ul companiei pentru accesarea documentelor stocate la sediul central din Bucuresti. Mai mult, introducerea informatiilor in sistem la finele zilei si nu dupa fiecare vizita consuma timp si permitea aparitia unor erori. Complementar, utilizarea iPad-urilor ridica probleme de gestiune din partea Departamentului IT prin lipsa unor unelte eficiente de administrare centralizata.
O alta componenta a demersului de modernizare avea in vedere cresterea confortului in utilizarea aplicatiilor de business. „Am facut o analiza rapida a modului concret de lucru al colegilor reprezentanti medicali si am realizat ca aplicatiile operationale necesitau un numar prea mare de click-uri pentru derularea unor sarcini. Prin urmare, am gandit un proiect prin care sa adaptam aplicatiile CRM si eRequester la interfata tactila a tabletelor si sa utilizam conceptul de «gamification» pentru a face mai atractiva utilizarea aplicatiilor si a creste gradul de interactiune si coeziune a echipei mobile”, declara Laurentiu Bogdan.
Pe baza acestor cerinte de business, Departamentul IT al Servier Pharma a identificat tehnologiile si partenerii potriviti pentru atingerea obiectivelor proiectului de modernizare.
Solutia
Contextul care a impus schimbarea modului de lucru a fost unul mai larg si a implicat atat o initiativa interna pentru cresterea nivelului de implicare a angajatilor in utilizarea solutiei CRM prin aplicarea conceptului de «gamification» cat si aparitia pe piata a sistemului de operare Windows 8, disponibil atat pentru PC-urile traditionale cat si pentru tablete.
„Am testat Windows 8 in cadrul unui grup pilot, pentru a evalua atat functionalitatile sistemului de operare si ergonomia interfetei tactile cat si modul de integrare a dispozitivelor in retea si modul de administrare a acestora. Rezultatele testului au fost peste asteptari. Integrarea tabletelor cu Windows 8 in infrastructura IT a fost facuta simplu si rapid, in acelasi mod cu cea a unui PC traditional, nu a implicat nicio modificare la nivel de Active Directory, VPN etc. Iar utilizatorii au apreciat interfata tactila a Windows 8”, afirma Laurentiu Bogdan. Un element relevant in alegerea tabletelor cu Windows 8 a fost si posibilitatea pastrarii Microsoft System Center Configuration Manager 2012 pentru gestiunea unificata a intregii infrastructuri.
De asemenea, contractul Premier Support existent intre Servier Pharma si Microsoft asigura derularea fluenta a proiectului si suportul necesar pentru integrarea tehnologiilor diverse utilizate.
Pe aceste considerente, Servier Pharma a decis utilizarea a 250 tablete HP Elitepad cu Windows 8, care respectau cerintele proiectului din toate punctele de vedere: design modern, autonomie ridicata, integrare facila in domeniu, nivel ridicat de control si securitate in retea, administrare facila.
Pentru adaptarea aplicatiilor existente la interfata tactila, Servier Pharma a contractat o serie de parteneri Microsoft: TotalSoft pentru CRM, Nigabit Software pentru eRequester si Mobile Kinetics pentru eVA.
Derulare proiect
Dupa luarea deciziei de adoptare a Windows 8 pe tablete, Departamentul IT al Servier a trecut la dezvoltarea noii interfete a solutiei CRM si la migrarea aplicatiilor deja existente, eRequester si eVA - Electronic Visual Aid, pe noul sistem de operare. Complementar, a fost extinsa utilizarea Microsoft System Center Configuration Manager 2012 pentru gestiunea unificata a intregului mediu Windows: desktop-uri, laptopuri si tablete. Migrarea efectiva la Windows 8 a fost gestionata intern, insa Servier Pharma a beneficiat de suport din partea Microsoft pentru implementarea SCCM 2012 si a dezvoltatorilor TotalSoft, Nigabit Software si Mobile Kinetics pentru adaptarea si rescrierea aplicatiilor de business pentru Windows 8.
„Integrarea tabletelor HP Elitepad cu Windows 8 in domeniul Servier Pharma bazat pe Active Directory a fost simplu de realizat, iar aplicatiile Check Point folosite pentru securizarea accesului prin VPN au functionat fara probleme. Integrarea tabletelor cu Windows 8 in domeniul Servier Pharma, alaturi de alte desktopuri si laptopuri, a fost facila si nu ne-a obligat sa schimbam modul de administrare al mediul IT si nici modul in care sunt accesate, prin VPN, informatiile existente pe servere. Am pastrat aceeasi structura in Active Directory, iar cu ajutorul functionalitatilor din Microsoft Systems Center Configuration Manager 2012 avem un control deplin asupra dispozitivelor si nu facem exceptii de la politica de securitate a grupului”, afirma Laurentiu Bogdan.
In septembrie 2013, solutia adoptata de Servier Pharma a devenit complet functionala, existand planuri de extindere catre alte tipuri de aplicatii mobile precum si de migrare la Windows 8.1.
Beneficiile
Utilizarea tabletelor cu Windows 8 in cadrul Servier Pharma aduce beneficii pe mai multe paliere, de la cresterea mobilitatii pana la simplificarea administrarii.
Cresterea mobilitatii pentru 250 de reprezentanti medicali si manageri de produs prin utilizarea unor tablete cu greutate mica si autonomie extinsa
Windows 8 permite echipei mobile a Servier Pharma sa-si desfasoare intreaga activitate doar cu ajutorul tabletelor, angajatii avand astfel acces la e-mail, suita de productivitate (Microsoft Office) si la principalele aplicatii de business. Practic, acestia beneficiaza de aceleasi functionalitati specifice unui laptop traditional pe o tableta de cca 650 de grame si 7-8 ore autonomie.
„Tabletele sunt mult mai simplu de folosit in relatia cu medicii, iar Windows 8 le aduce colegilor mei toate functionalitatile existente pe laptop, de la e-mail pana la accesarea documentelor pe SharePoint. Greutatea redusa, autonomia de 2-3 ori mai mare si pornirea aproape instantanee permit pregatirea rapida a discutiei cu medicii si posibilitatea de a interactiona cu acestia oriunde si oricand. Mobilitatea este beneficiul major al proiectului, iar tabletele cu Windows 8 sunt ideale pentru tipul nostru de activitate pe teren”, considera Laurentiu Bogdan.
Cresterea gradului de satisfactie al angajatilor Servier in utilizarea tehnologiei
Tableta este un dispozitiv in egala masura util si modern, apreciat de tot mai multi utilizatori. Mai mult, aplicatiile dezvoltate pentru ecrane tactile au un nivel ridicat de ergonomie si sunt foarte intuitive, ceea ce face utilizarea tehnologiei mult mai placuta.
Cresterea calitatii serviciilor de marketing oferite intern
Anterior utilizarii tabletelor, prezentarile sustinute in fata medicilor erau distribuite catre reprezentantii din teren pe suport de hartie. Erau realizate in cadrul departamentului de marketing si trimise prin curierat. Acum acestea ajung direct pe tableta prin aplicatia dedicata Electronic Visual Aids (EVA), ceea ce elimina costurile cu hartia, permite corectarea unor erori si mai ales o distributie in timp real.
Cresterea productivitatii echipei mobile
Mai multe elemente contribuie la cresterea productivitatii echipei mobile a Servier Pharma. Pe de o parte, usurinta in utilizare a sistemului de operare Windows 8 care, prin interfata tactila simplifica aplicatiile de business, le face disponibile oriunde si reduce numarul de interactiuni pentru obtinerea informatiilor. Iar pe de alta parte, timpul efectiv de lucru creste prin existenta tabletei care permite raportari rapide, intre vizite. „Inevitabil, angajatii Servier Pharma sunt mai productivi: aplicatiile sunt mai intuitive, operarea solicita mai putin timp, toate informatiile sunt consolidate pe un singur dispozitiv, iar materialele de marketing sunt disponibile imediat. Cand intr-o singura zi trebuie sa sustii 10-12 prezentari, aceste facilitati cu siguranta te ajuta sa fii mai efficient”, considera Laurentiu Bogdan.
Simplificarea administrarii si cresterea controlului asupra dispozitivelor din teren
Tabletele cu Windows 8 utilizate de Servier Pharma sunt gestionate cu Microsoft System Center Configuration Manager 2012 in acelasi mod ca PC-urile traditionale, toate functionalitatile aplicatiei fiind disponibile. „Pentru mine iPad-ul a fost un dispozitiv greu de administrat, iar Mobile Device Manager pentru iOS nu imi oferea nivelul de control solicitat de companie. Tabletele sunt proprietatea companiei si trebuie sa avem un control deplin asupra acestora”, afirma Laurentiu Bogdan.
Pentru departamentul IT al Servier Pharma, aspectul cel mai important al utilizarii Windows 8 este ca tableta nu schimba cu nimic comportamentul mediului Windows in sine. Administrarea este unitara, chiar daca exista echipamente diferite si, astfel, adaugarea interfetei pentru ecranul tactil si adoptarea unui nou mod de lucru sunt posibile fara o schimbare majora la nivel de infrastructura, securitate si administrare, ceea ce pentru organizatie aduce adoptarea facila a unui mod nou de lucru, reducere de costuri si crestere de productivitate.
