Procesul de selectie a fost foarte meticulos, a durat 6 luni ?i a inclus prezentari de la 8 furnizori, analiza de functionalitati ?i verificarea referintelor. Alegerea a fost insa cea potrivita, iar solutia Microsoft Dynamics AX, implementata de compania XAPT, a devenit baza deciziilor luate de echipa manageriala ?i a contribuit la imbunatatirea indicatorilor economici ai Melinda Instal.
[#https://www.microsoft.com/ro-ro/business/customer-success-stories/#]
Despre organizatie
Melinda Instal face parte, alaturi de Melinda Steel, din grupul Melinda infiintat in 1994 si este unul dintre jucatorii de top pe piata materialelor si componentelor pentru instalatii. La inceputul anilor 2000, compania s-a extins intens atat la nivel regional prin deschiderea de filiale in mai multe judete dar si prin diversificarea produselor si serviciilor oferite pe ambele linii de business: distributie si retail.
In mod curent, compania are o prezenta nationala printr-o retea proprie de depozite regionale (in Bucuresti, Bacau, Craiova, Tg Mures, Cluj, Timisoara, Oradea, Baia Mare, Bistrita si Brasov) ce insumeaza 16.500 mp si o retea de 16 magazine, cu peste 5.000 mp suprafata totala de expunere. Melinda Instal comercializeaza peste 12.000 de produse: materiale si componente pentru instalatii de apa, gaz, incalzire, canalizare precum si solutii complete pentru baie.
Cu sediul central in Odorheiu Secuiesc, Melinda Instal are peste 250 de angajati si un parc auto propriu cu cca. 100 de masini. Pentru 2011, cifra de afaceri la nivelul grupului Melinda a fost de peste 70 milioane EURO, cu un aport de 35-36 milioane EUR din partea Melinda Instal. Conform analizelor, Melinda Instal detine o cota de 5% si ocupa locul 3 pe piata de profil (comert cu materiale pentru instalatii).
Situatia initiala
In 2003, Melinda Instal a optat pentru implementarea unui ERP dezvoltat de un furnizor local, solutie orientata cu precaderea asupra gestionarii proceselor financiare dar completata ulterior cu aplicatii dezvoltate in-house pentru gestiunea unor activitati specifice. Lipsit de o analiza temeinica, proiectul nu a fost insa la nivelul asteptarilor, atat din punct de vedere al solutiei in sine care era destul de limitata ca functionalitati cat si al implementarii care nu s-a derulat conform planificarii initiale.
Mai mult, customizarea excesiva nu permitea efectuarea unui up-grade la noile versiuni dezvoltate de furnizorul respectiv. Astfel, cresterea in volum si complexitate a activitatii Melinda Instal din perioada 2003-2008 nu a putut fi sustinuta de aceasta solutie informatica, iar compania se confrunta cu imposibilitatea gestionarii activitatii pe multiple centre de profit, lipsa de transparenta pe tipuri de activitati, imposibilitatea derularii unei politici comerciale la nivel de sucursale, depozite supradimensionate si sume mari de bani blocate in stocuri etc. Mai mult, echipele de vanzari nu aveau acces la informatii in timp real despre stocuri, iar rapoartele manageriale se obtineau cu dificultate.
"Am realizat in timp ca desi veniturile companiei erau in crestere profitabilitatea era scazuta. Solutia informatica nu permitea o transparenta a liniilor de business, prin urmare investeam si alocam aceleasi resurse tuturor activitatilor, indiferent daca erau mai mult sau mai putin profitabile. Daca in prima jumatate a anilor 2000, marginile bune pe care le inregistram ne permiteau sa finantam inclusiv prostia, dupa cum spune proprietarul grupului Melinda, criza economica ne-a determinat sa schimbam atitudinea", afirma Andras Lehel, General Manager Melinda Instal.
Astfel, in 2008 managementul Melinda Instal a decis schimbarea solutiei ERP din considerente legate de necesitatea sustinerii expansiunii teritoriale, a gestionarii mai eficiente a punctelor de lucru regionale si a consolidarii datelor la sediul central. In acest sens, a fost formata o echipa de proiect cu reprezentanti din fiecare departament si a fost intocmita o metodologie pentru selectia solutiei.
"In 2008 cand am inceput sa cautam o alternativa am incercat sa invat din greselile implementarii anterioare. Prin urmare, am format o echipa de proiect, cu oameni din fiecare departament (10 persoane) care a definit cerintele si asteptarile functionale fata de o noua aplicatie. A reiesit un caiet de sarcini foarte voluminos, pe baza caruia am identificat ulterior opt solutii ERP, care corespundeau cerintelor noastre. Dupa acest pas, am inceput selectia efectiva, care a durat 6 luni si a inclus documentare, prezentari, vizite la referinte etc.", atesta Andras Lehel.
Conform metodologiei stabilite, dupa discutiile cu furnizorii, echipa de proiect a acordat fiecarei solutii note de la 1-10 pentru urmatorii indicatori, care au contat diferentiat in scorul final: grad de acoperire cerinte (a contat 40%) cost achizitie licente si servicii (10%) cost hardware (8%) cost anual mentenanta (10%), accesibilitate interfata/meniuri (10%) referinte ( 7% ) dezvoltare flexibila viitoare ( 15%). Mai mult, fiecare departament a avut o pondere diferita in evaluarea finala, in functie de importanta ocupata in organizatie si gradul de utilizare a aplicatiei. Procesul de selectie a dus la o lista scurta cu doar trei solutii: Charisma, SAP ERP si Dynamics AX, iar in final, Melinda Instal a ales Microsoft Dynamics AX.
Solutia
Melinda Instal a optat pentru Microsoft Dynamics AX deoarece a obtinut cel mai mare punctaj, dar a contat si existenta unui numar mai mare de companii inregistrate in sistemul Microsoft de parteneri, ceea ce permite o alternativa la nivel de servicii. De asemenea, partenerul vizat pentru implementare, compania XAPT din Ungaria avea o experienta foarte relevanta in domeniu, fiind Microsoft Gold Partner pe competenta Enterprise Resources Planning si prezentand o serie de referinte foarte solide. "In urma experientei proiectului anterior, la care am participat dar nu in calitate de decident, eram convins ca implementatorul proiectului conteaza la fel de mult ca solutia in sine", considera Andras Lehel.
Decizia a fost luata la finele anului 2008, dar situatia economica a facut ca investitia propriu zisa sa fie amanata de consiliul de administratie al grupului Melinda pana in septembrie 2009. Proiectul s-a derulat efectiv in 2010, iar in ianuarie 2011 noua solutie a intrat in productie.
Proiectul a avut o analiza de business extinsa pentru asigurarea acoperirii tuturor cerintelor, iar la finalul implementarii Melinda Instal a implementat o solutie formata din Microsoft Dynamics AX (versiune localizata) si add-on-urile iWMS (optimizare depozit) si iTRANS (optimizare transport) dezvoltate de XAPT, Microsoft Gold Partner pe competenta Enterprise Resources Planning. Solutia ruleaza la sediul central, iar filialele o acceseaza remote prin VPN (Retea Virtuala Privata). Mediul de lucru este unitar, iar datele sunt introduse in sistem o singura data. Principalele schimbari ale modului de lucru au fost la nivelul depozitelor unde modulul iWMS a introdus cititoarele mobile de coduri de bare dar si pentru echipa de vanzari pentru care modulul SFA (Automatizare Forta Vanzari) a adus acces in timp real la informatii despre stocuri. Complementar, solutia ofera functionalitati EDI (Electronic Data Interchange) care permite preluarea automata a comenzilor cu anumiti parteneri (cu precadere magazine de tip DIY/DoItYourself) si eliminarea procesarii manuale. Solutia este utilizata de 160 angajati.
Beneficiile
Beneficiile aduse de utilizarea Microsoft Dynamics AX sunt multiple, solutia asigurand companiei Melinda Instal un control deplin asupra activitatii, transparenta proceselor financiare si un mediu de lucru unitar pentru toate punctele de lucru. La nivel general, Dynamics AX si de add-on-urile XAPT au permis managementului Melinda Instal sa adopte deciziile potrivite pentru conservarea indicatorilor economici, de la profitabilitate pana la cota de piata.
Rentabilizare rapida a investitiei
Conform analizelor initiale, Melinda Instal a estimat un ROI (return on investment) de 22% si o amortizare a investitiei in solutia Microsoft Dynamics AX dupa 5 ani de utilizare a solutiei. "Microsoft Dynamics AX ne permite sa vedem profitabilitatea la nivel de filiala, produs, client sau chiar angajat si sa intelegem unde castigam si unde pierdem bani. Prin urmare, consider ca rentabilizarea acestei investitii este ridicata", afirma Andras Lehel.
Reducerea timpului mediu de incasare a facturilor restante de la 60 la 25-30 de zile
In urma implementarii unor reguli noi la nivelul politicii comerciale a posibilitatii monitorizarii acestora cu noua solutie, numarul mediu al zilelor de intarziere s-a redus considerabil. "Pe segmentul de distributie, am impus limite de credit ca o masura de siguranta in procesul de vanzare. Astfel am creat o disciplina si am reusit sa impunem plata facturilor in concordanta cu termenele agreate", afirma Gal Otto, Director Economic, Melinda Instal.
Reducerea cu 50% a valorii creantelor recuperate cu intarziere
Simultan reducerii numarului mediu de zile la intarzierea platilor, dupa utilizarea Microsoft Dynamics AX pentru monitorizarea politicii comerciale, Melinda Instal a inregistrat si o reducere considerabila a valorii creantelor recuperate cu intarziere.
Imbunatatirea politicii de achizitii prin disponibilitati mai mari de numerar
Optimizarea fluxului de numerar prin plata mai rapida a facturilor si reducerea creantelor recuperate cu intarziere a permis Melinda Instal derularea unei politici flexibile de achizitii. "Un cash flow mai bun permite achizitia produselor strategice in extrasezon, cand preturile sunt mai mici si astfel obtinerea unui avantaj competitiv", considera Gal Otto.
Cresterea gradului de satisfactie a clientilor prin imbunatatirea gradului de onorare a comenzilor de pana la 95%
Anterior implementarii Dynamics AX, in lipsa unor informatii detaliate pe fiecare punct de lucru in parte, Melinda Instal genera comenzile de aprovizionare pe baza datelor istorice consolidate la nivelul intregii companii, ceea ce nu reflecta realitatea din teren si apareau discrepante intre cerere si produsele disponibile. "Granularitatea informatiilor oferite de noua solutie permite o previzionare mult mai corecta a vanzarilor precum si optimizarea comenzilor si a transportului. Prin urmare, la nivelul intregii companii, gradul de onorare a comenzilor client a crescut de la 88% la 95%", afirma Gal Otto.
Reducerea cu 30% a spatiului de depozitare necesar si eliminarea cheltuielilor aferente
Optimizarea stocurilor si obtinerea unei circulatii mai rapide a marfurilor a permis eliberarea a 30% suprafata in depozite (cca 5.000 mp). In consecinta, pentru anumite locatii Melinda Instal a contractat spatii mai mici, iar acolo unde existau depozite proprii, spatiul eliberat a fost inchiriat altor companii sau a fost alocat altor activitati productive. Complementar, compania a eliminat din stocurile greu vandabile si a obtinut o reducere a provizioanelor cu cca 1 milion EUR. "Beneficiile add-on-ului iWMS au fost majore, am eliberat suprafete mari de depozitare, ceea ce ne-a permis mutarea in spatii mai mici si mai ieftine, sau acolo unde avem depozite proprii sa dam in chirie aceste suprafete si sa generam venituri suplimentare", afirma Andras Lehel, Director General Melinda Instal.
Reducerea cu 50% a costurilor aferente operatiunilor de inventar
Solutia anterioara nu permitea o gestiune eficienta a stocurilor si prin urmare, Melinda Instal efectua anual doua sesiuni de inventariere de 3-4 zile fiecare. Combinatia Microsoft Dynamics AX si add-on-ul iWMS de la XAPT ofera o transparenta permanenta a stocurilor si prin urmare Melinda Instal face o singura inventariere anuala, impusa de legislatia curenta. Eliminarea unei sesiuni de inventar a dus automat si la eliminarea costurilor cu deplasarea in teritoriu, inchiderea magazinelor etc.
Reducerea volumului de marfuri casate de la 3,5 la sub 1%
Cu Microsoft Dynamics AX, Melinda Instal a putut face trasabilitatea produselor deteriorate si returnarea acestora catre furnizori, casare sau vanzarea in cadrul Outlet-ului printr-o politica speciala de discount.
Cresterea numarului mediu de produse vandute per tranzactie
Analizele au aratat ca la un an de utilizare a solutiei Microsoft Dynamics AX, in urma posibilitatii de derularea a unei politici de pret la nivel de magazin, numarul mediu de produse cumparate de clientii Melinda Instal a crescut de la 7,5 la 15, cu o influenta directa asupra cresterii cosului mediu de vanzari per client. "Avand o prezenta regionala, era important pentru noi ca solutia ERP sa permita o abordarea comerciala diferentiata, atat in urma unei politici de marketing si a unei structuri de cost proprii fiecarui magazin", considera Gal Otto, Director Economic Melinda Instal.
Cresterea controlului asupra activitatii
Dupa implementarea Microsoft Dynamics AX, Melinda Instal a infiintat un Birou de Controlling care pe baza informatiilor captate si procesate la nivelul ERP-ului sa ofere managementului o imagine reala asupra intregii companii. "Solutia livrata de Microsoft si XAPT imi permite o analiza la nivel de detaliu si intelegerea oricarui aspect din activitatea Melinda Instal. Acum stiu care sunt problemele curente, unde castigam si unde pierdem bani si imi pot sustine deciziile de reorganizare pe informatii reale. Fara Dynamics AX ar fi fost imposibil sa trasam premisele supravietuirii perioadei de criza", afirma Andras Lehel, Director General Melinda Instal.
