Practicile comerciale dintre producatorii din domeniul agroalimentar si marile lanturi de retail au fost reglementate, de-a lungul timpului, prin intermediul mai multor acte normative, cel mai recent fiind Legea nr. 81/2022 privind practicile comerciale neloiale dintre intreprinderi in cadrul lantului de aprovizionare agricol si alimentar, care a revolutionat interactiunea dintre cele doua parti. Actul normativ s-a dovedit, insa, o supra-reglementare juridica, prin care legiuitorul roman a limitat semnificativ libertatea de negociere a partilor in ceea ce priveste reducerile comerciale si financiare aplicate, precum si serviciile pe care marile lanturi de retail le pot presta fata de producatori. Totodata, a creat noi obligatii de documentare pentru entitatile vizate.
Conform legii, pentru a construi o relatie contractuala pe baze corecte, companiile implicate trebuie sa stabileasca, in primul rand, care sunt cele mai importante limitari pe care Legea 81/2022 le aduce cu privire la libertatea de negociere a partilor si cum trebuie sa documenteze astfel incat sa demonstreze ca respecta aceste restrictii. Din punct de vedere fiscal, acestea trebuie sa se asigure ca detin documentatia necesara pentru a sustine tratamentul fiscal aplicabil in cazul reducerilor comerciale si al serviciilor prestate.
Legea 81, mai stricta decat legislatia europeana
Urmarind implementarea unui mecanism de protectie a producatorilor vulnerabili, prin echilibrarea balantei puterii de negociere care inclina in favoarea marilor lanturi de retail, autoritatile nationale au adoptat Legea nr. 81/2022. Desi scopul legii a fost transpunerea la nivel national a Directivei 633/2019 privind practicile comerciale neloiale (Directiva UTP), legiuitorul roman a optat pentru o reglementare mai stricta fata de cea europeana, introducand o serie de reguli care limiteaza libertatea de negociere a partilor.
Desi impactul Legii 81 este mai ridicat in practica, sunt de mentionat cel putin doua aspecte specifice industriei de retail care au suferit o serie de modificari: plafonarea costurilor pe care marile lanturi de retail le pot factura producatorilor pentru prestarea serviciilor de publicitate si marketing, precum si instituirea interdictiei sau plafonarii anumitor reduceri comerciale sau financiare acordate de catre producatori retailerilor.
Reduceri de pret – ce este de retinut?
Daca anterior exista o libertate totala de negociere cu privire la reducerile acordate, Legea 81 impune limitari concrete. Anumite categorii de reduceri de pret, cum ar fi rabaturile (care se aplica pentru produsele cu defecte de calitate) sau reducerile financiare pentru plata facturii inainte de scadenta, nu se mai pot acorda deloc. Discounturile (de tip risturne sau remize), care erau permise fara limitare inainte, sunt plafonate la 20% din cifra de afaceri pe care producatorul o realizeaza cu respectivul comerciant.
La acest capitol, legislatia a fost clarificata si completata, pe alocuri, prin Hotararea de Guvern nr. 198/2023 pentru aprobarea regulamentului privind procedura de inregistrare, investigare si solutionare a sesizarilor referitoare la practicile comerciale neloiale dintre intreprinderi in cadrul lantului de aprovizionare agricol si alimentar. Astfel, in categoria formata din remize si risturne au fost incluse toate celelalte reduceri acordate de furnizor cumparatorilor (spre exemplu, cele acordate temporar pentru stimularea vanzarii unui produs, care, conform definitiilor contabile, nu intra in categoria remizelor sau risturnelor, dar, fiind o forma de discount, erau si anterior tratate ca facand parte din aceasta categorie). Totodata, in momentul evaluarii reducerilor aplicate, Consiliul Concurentei ia in considerare prevederile contractului in temeiul caruia furnizorul acorda reducerea in cauza, dar si pretul de vanzare negociat individual intre furnizor si fiecare cumparator (deci se doreste ca pretul de achizitie sa se stabileasca in baza unei negocieri individuale pentru fiecare cumparator, astfel ca lista de preturi generala a producatorului ramane relevanta in analiza doar in masura in care aceasta este anexata contractului ca pret de pornire). In plus, regulamentul prevede raportarea valorii facturate (pe scurt, cifra de afaceri) la fiecare factura individuala emisa, ceea ce exclude posibilitatea compensarii reducerilor acordate pe o perioada mai lunga de timp.
Serviciile prestate de comercianti catre producatori – ce modificari au intervenit de-a lungul timpului
Autoritatile din Romania au inceput sa ia masuri cu privire la serviciile pe care marile lanturi de retail le pot factura producatorilor din 2016. Daca intr-o prima etapa au vizat industria alimentara, prin Legea 81, sfera de aplicare s-a extins la intregul lant agroalimentar. Astfel, in 2016 s-a interzis total facturarea unor servicii catre producatori, dar in 2020 interdictia a fost limitata la „taxe si servicii, altele decat cele legate de actul comercial”. In aprilie 2022, prin Legea 81, autoritatile au clarificat ce servicii sunt legate de actul comercial (respectiv cele legate de vanzarea produselor), iar in cazul serviciilor de publicitate si marketing, au limitat valoarea care poate fi facturata la 5% din cifra de afaceri pe care producatorul o realizeaza cu respectivul comerciant (limita care include si reducerile promotionale acordate de producator lantului de retail pentru a fi transferate consumatorilor).
Servicii vs. reduceri de pret – cand apare riscul fiscal?
Asadar, Legea 81 reprezinta trecerea la o noua paradigma, in care listele de preturi unice isi pierd valoarea acordata in trecut, urmarindu-se mai mult negocieri individuale (spre exemplu, in cazul reducerilor comerciale, pentru a verifica plafonul de 20%, Consiliul Concurentei raporteaza pretul final de vanzare la valoarea negociata contractual). In plus, modificarile aduse de lege trebuie reflectate in contractele dintre parti (inclusiv contractele in derulare au avut ca data de actualizare sfarsitul anului 2022). Dar, pana la documentarea contractuala, partile trebuie sa agreeze modalitatea in care vor continua raporturile comerciale.
Dat fiind ca listele de preturi unice isi pierd valoarea, producatorii trebuie sa regandeasca modalitatea de colaborare cu fiecare lant de retail, mai ales cei care se afla intr-o pozitie dominanta (detin o cota de piata de peste 40%), deoarece acest statut nu le ofera posibilitatea aplicarii unor conditii comerciale diferite fata de partenerii contractuali care se afla in situatii similare.
Toate aceste schimbari juridice intre tipurile de tranzactii permise in relatia producator-retailer pot atrage si riscuri fiscale, avand in vedere ca tratamentul contabil si fiscal pentru servicii facturate si reduceri de pret nu este foarte clar definit. Din acest considerent, dupa stabilirea modalitatii de colaborare, partile trebuie sa documenteze procesul de negociere (contracte si anexe comerciale, corespondente sau alte tipuri de acorduri comerciale prin care sunt agreate reducerile de pret acordate). Lipsa unei documentatii temeinice, care sa asigure trasabilitatea reducerilor de pret sau sa justifice prestarea efectiva a serviciilor primite, poate conduce foarte usor la o reclasificare si ajustare a bazei impozabile si, implicit, la impunerea unor obligatii fiscale suplimentare.
Pentru a preveni astfel de situatii, reducerile de pret trebuie incluse in politicile comerciale, mai ales in cazul producatorilor care au o pozitie dominanta. In plus, trebuie identificate criteriile obiective de acordare si conditiile concrete de evaluare, iar ulterior sa fie reflectate in contabilitate discounturile acordate pe parcursul anului astfel incat partile sa se asigure ca pragul de 20% este respectat. Astfel, pentru a putea sustine o diminuare a bazei impozabile, contribuabilii sunt obligati sa pregateasca si sa prezinte, in cadrul unui eventual control fiscal, toate documentele pe care le considera necesare pentru intelegerea situatiei comerciale.
In cazul serviciilor prestate de comerciant catre producator, desi regula generala de deductibilitate este acum mai permisiva si limitarile cu privire la cheltuielile cu serviciile au fost nuantate, in practica, abordarea inspectorilor fiscali a ramas aceeasi. Astfel, acestia continua sa solicite dovezi suplimentare prin care contribuabilul sa justifice atat prestarea efectiva, cat si beneficiul economic adus de respectivul serviciu, pentru ca, in caz contrar, deductibilitatea cheltuielii este refuzata de cele mai multe ori.
Concret, in functie de tipul de serviciu facturat, este important ca beneficiarul sa solicite si sa pastreze documentele suport. Spre exemplu, daca vorbim de servicii de marketing si promovare, ar trebui avute in vedere brosurile comerciantului in care au fost listate produsele, corespondenta prin care s-au agreat anumite campanii promotionale sau agenda evenimentelor desfasurate in incinta comerciantului. Pentru servicii logistice sau de paletizare, ar trebui sa existe documente de evidenta privind cantitatea de marfa manipulata, forma in care aceasta a fost plasata, capturi din sistemele logistice, dar si alte documente prin care sa poata fi demonstrata prestarea si necesitatea serviciului respectiv.
Asadar, documentarea relatiei dintre parti trebuie realizata cu mare atentie, pentru conformarea la legislatia in vigoare si aplicarea tratamentului fiscal corect si optim pentru dezvoltarea afacerilor.
