Externalizarea serviciilor de contabilitate si salarizare – provocari si solutii

Provocarile spetelor insuficient reglementate sau deloc reglementate 

Provocarea este si mai mare in cazul in care pentru aspectul analizat exista texte de lege contradictorii. Analiza minutioasa a fiecarui cuvant (si chiar virgula) din textul de lege si a diverselor posibile interpretari ale aceluiasi text de lege inseamna o provocare pentru mine. Insa si satisfactia profesionala este pe masura, in cazul in care gasesc solutia fiscala cea mai buna.

De asemenea, este foarte provocatoare si interesanta si legatura dintre legislatia contabila si legislatia fiscala, modul in care se trateaza fiscal tranzactiile inregistrate in contabilitate pe baza unor politici contabile selectate.

Contabil in Romania

Meseria de contabil este din pacate de multe ori perceputa ca o simpla operare de date si informatii, o activitate de rutina care nu aduce valoare pentru companie, ci mai degraba consuma resurse pentru a raspunde unor cerinte legale, altfel spus... un fel de „a cincea roata a carutei”.

Ar fi timpul sa schimbam optica, pentru ca si meseria de contabil poate deveni „o arta” atunci cand este practicata cu placere si mai ales cu simt de raspundere. Exista creativitate si in acest domeniu.

De ce sustin acest lucru? Pentru ca un contabil bun trebuie sa tina pasul cu numeroasele modificari legislative, atat in aria contabila, cat si in privinta impozitelor si taxelor in ansamblul lor. Un alt argument ar fi ca un contabil bun trebuie sa fie un sprijin pentru management in luarea deciziilor operationale si sa ofere in timp util cele mai bune solutii pentru folosirea optima a resurselor companiei si optimizarea fluxurilor de cash.

Din experienta pot spune ca am sesizat o mare diferenta intre un contabil profesionist care utilizeaza toate parghiile legale pentru folosirea optima a resurselor companiei si care propune aplicarea facilitatilor fiscale existente, si un contabil care se limiteaza strict la operarea „standard” a unor documente si la transmiterea unor rapoarte. Cunosc firme de marime medie care au apelat la serviciile „ieftine” ale unor contabili neautorizati de organismele profesionale din domeniu, companii care au platit mai devreme sau mai tarziu amenzi si penalitati impresionante datorita nerespectarii legislatiei contabile si fiscale cativa ani la rand.

Legislatia in continua schimbare in domeniul fiscalitatii deruteaza contabilii din Romania

Schimbarile legislative frecvente deruteaza atat contabilii, cat si mediul de afaceri, cu atat mai mult cu cat regulile contabile si cele fiscale au devenit extrem de complexe mai ales in ultimii ani.

Diferitele pachetele de raportare contabila specifice fie sistemului contabil simplificat, fie celui prescurtat sau celui dezvoltat, armonizate cu legislatia europeana sau conforme cu standardele internationale de contabilitate IFRS dau bataie de cap contabililor. In plus, companiile pot opta din punct de vedere contabil pentru un exercitiu financiar diferit de cel calendaristic (din ratiuni de consolidare a datelor la nivelul companiei-mama), in timp ce exercitiul financiar din punct de vedere fiscal ramane numai cel calendaristic.

La complexitatea regulilor/politicilor contabile si a diverselor exercitii financiare contabile sau fiscale, se adauga multitudinea cerintelor fiscale specifice fiecarui tip de impozit/taxa in parte: TVA, acciza, impozit pe profit, impozite cu retinere la sursa, impozite locale, impozite si taxe salariale. Este foarte dificil sa nu „omiti” macar una dintre aceste reguli... si totusi se poate.

Cine are mai mult de suferit de pe urma acestor modificari legislative? Companiile mici si mijlocii sau marile companii si multinationalele?

Cred ca toate firmele au de suferit, mai ales ca modificarile trebuie implementate „de azi pe maine”. Companiile mari si multinationalele trebuie sa aloce resurse importante pentru a adapta rapid la noile cerinte sistemele informatice integrate prin care gestioneaza mari volume de tranzactii. Totusi, aceste firme au flexibilitatea de a se adapta mai repede modificarilor. Exista in firmele mari tendinta de specializare a expertilor pe domenii mai restranse, de exemplu: specialist in politici si proceduri contabile, specialist in impozite indirecte, specialist in impozite directe. Aceasta specializare permite analiza aprofundata a noilor reguli in domeniul respectiv si diminueaza riscul de eroare in interpretarea si adaptarea noilor reguli la specificul activitatii companiei.

Firmele mici si medii insa nu isi pot permite sa angajeze multe persoane specializate in diverse domenii. Este adevarat ca in firmele medii si mici nu exista complexitatea si volumul mare de tranzactii specifice firmelor mari, dar schimbarile legislative trebuie implementate corect si rapid si in aceste cazuri. Pentru acest segment de companii medii si mici sunt preferati „generalistii”. Exact ca in medicina, se apeleaza de regula mai intai la un medic generalist, care in cazul in care considera necesar (mai ales pentru cazuri atipice) te poate indruma catre un medic specialist.

Toata lumea stie ca daca apelezi la un medic generalist foarte bun, lucrurile se rezolva repede si bine. La fel si in meseria noastra: daca un contabil nu stie sa aplice noile reguli, acesta are nevoie de ajutorul unui consultant financiar „generalist”.

Amenintarea amenzilor 

Nivelul amenzilor si penalitatilor/dobanzilor de intarziere variaza in raport de tipurile de abatere de la normele legale si durata abaterii si sunt detaliate in actele normative. Nu cred ca e cazul sa intram in detalii.

Important de mentionat este faptul ca amenzile/penalitatile/dobanzile pentru nerespectarea legii pot fi sume importante si pot determina chiar intrarea in incapacitate de plata a companiilor mici.

Solutia la indemana oricarui manager, indiferent de marimea companiei pe care o conduce, astfel incat sa aiba siguranta calcularii corecte a salariilor si a declararii la timp a tuturor contributiilor si a impozitelor aferente

Externalizarea serviciilor de calcul salarii, declarare si plata a impozitelor si contributiilor salariale poate fi solutia. In acest fel, responsabilitatea pentru corectitudinea calculului si a declararii impozitelor si contributiilor salariale este delegata unei firme specializate.

Cui ii revine raspunderea pentru intocmirea si depunerea corecta a declaratiilor?

In cazul externalizarii serviciilor de contabilitate/salarizare, raspunderea pentru calculul si declararea corecta a impozitelor si taxelor in limita informatiilor puse la dispozitie de catre compania client revine prestatorului de servicii profesionale. 

In cazul in care eventualele amenzi, penalitati sau dobanzi sunt determinate de nerespectarea legislatiei contabile si fiscale este greu de imaginat ca firma poate recupera aceste sume de la contabilul/contabilul sef angajat cu contract de munca. Problema se pune cu totul diferit in cazul in care contabilitatea si salarizarea sunt externalizate. Firma specializata va suporta aceste sume in masura in care incalcarea legii s-a produs exclusiv din culpa acesteia, firmele de profil avand obligatoriu incheiate si polite de asigurare pentru risc profesional.

Acest aspect este esential pentru managerul unei companii medii sau mici. Scapa de stress-ul respectarii legislatiei si se poate concentra pe activitatea operationala a companiei. Dupa cum am precizat anterior, este important si cui se externalizeaza contabilitatea si salarizarea. Firmele contabile „de apartament” sunt de multe ori preferate datorita tarifelor mici pe care le practica, dar aceste tarife nu reprezinta intotdeauna si o garantie a calitatii serviciilor.

Astfel,  vor fi evitate si alte costuri asociate: costurile cu formarea profesionala a angajatilor responsabili de contabilitate/calculul salarial/fiscalitate, costurile cu update-ul software-ului de contabilitate si calcul salarii utilizat, plus alte costuri asociate.

Simptomatica nevoii externalizare a  serviciilor de contabilitate si salarizare sau administrare de personal

Experienta ne-a aratat ca firmele se gandesc la externalizarea serviciilor daca se confrunta cu probleme precum:

•                 un control fiscal soldat cu penalitati/amenzi;
•                 fluctuatia de personal in departamentul financiar-contabil;
•                 regulile de confidentialitate in domeniul salarizarii au fost incalcate si au aparut tensiuni intre angajati;
•                 se doreste pastrarea stricta a confidentialitatii in ceea ce priveste nivelul de salarizare/beneficiile acordate    unor angajati cu functii de conducere;
•                 managerul suspecteaza unele nereguli in rapoartele financiare primite, datele din diverse rapoarte nu se reconciliaza sau rapoartele sunt primite cu intarziere.

Despre autor – Mihaela Danalache, partener Ensight Management Consulting

Mihaela Danalache are o experienta profesionala de peste 22 de ani in contabilitate si taxe, din care mai mult de 17 ani in consultanta de afaceri. Are competente in management financiar, redesign procese financiare in cadrul proiectelor de transformare a companiilor (reorganizari, restructurari, implementarea sistemelor informatice integrate), expertize contabile, asistenta contabila, consultanta fiscala. Este membru certificat al Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania (CECCAR), al Camerei Consultantilor Fiscali (CCF) si al Camerei Auditorilor Financiari din Romania (CAFR).

Pana in anul 2005, de cand s-a alaturat in calitate de Partner companiei de consultanta Ensight Management Consulting, a ocupat functii de conducere in companii multinationale de renume: CEO in cadrul TMF Gontard, Director al Departamentului pentru servicii contabile si salarizare in cadrul KPMG Romania.