1. Dincolo de “work from home”
Ca urmare a primei aniversari a “digitalizarii fortate” pentru o multime de companii din diferite domenii, ne regasim dezbatand cu jucatorii din piata daca fenomenul muncii de acasa are potentialul de a se transforma in ceva dincolo de digitalizarea fluxurilor operationale interne. Mai precis, ne-am putea imagina o Romanie in care imboldul campaniilor de adaptare sa se extinda si catre fluxurile contractuale dintre parti? In aceste vremuri incerte, modalitatile conventionale de a contracta pot ingreuna activitatea comerciala, care se bazeaza puternic pe increderea antreprenorilor in indeplinirea obligatiilor asumate intre parti. In acest context, intra in prim plan alternativa incheierii tranzactiilor prin intermediul contractelor la distanta.
2. Contractarea la distanta – dilema increderii sau a mijloacelor tehnice?
In contextul pandemiei generate de Covid-19, poate ca nu de putine ori v-ati confruntat cu dificultati logistice in a va aduna la un loc fizic cu partenerii contractuali, precum clienti sau furnizori. Sa nu mai vorbim de limitarea absoluta generata de situatia nefericita a unei indisponibilitati totale, precum in cazul carantinarii unui pretins semnatar sau in cazul unui partener de afaceri strain care nu poate ajunge in tara din cauza restrictiilor de la frontiera. Astfel de situatii pot amana incheierea unor tranzactii de amploare care afecteaza viata economica a companiei dumneavoastra, putand conduce la intarzierea punerii in aplicare a strategiei de afaceri.
Pentru a depasi asemenea limitari, contractarea la distanta poate veni in intampinarea partenerilor contractuali. Prin “contract la distanta” ne referim la orice contract incheiat intre parti in cadrul unui sistem de vanzari sau de prestare de servicii la distanta organizat, cu utilizarea exclusiva a unuia sau a mai multor tehnici de comunicare la distanta, pana la si inclusiv in, momentul in care este incheiat contractul. “Tehnicile de comunicatie la distanta” sunt mijloacele care, fara a necesita prezenta fizica simultana a partilor, pot fi utilizate pentru realizarea acordului de vointa intre parti. Acestea pot include mijloace electronice (de exemplu e-mail, platforme online), telefon, fax, posta/curier sau orice sistem automatizat de apel fara interventie umana. In contextul actual al perioadei de tranzitie aferente epidemiei, principalul atu al contractarii la distanta este posibilitatea contractarii cu clientii/furnizorii dumneavoastra fara prezenta fizica a reprezentantului dumneavoastra si a clientului/furnizorului in acelasi loc. Astfel, puteti continua sa asigurati furnizarea si obtinerea produselor si serviciilor relevante, in ciuda eventualelor restrictii in privinta deplasarilor fizice. Desigur, acest avantaj ramane valabil si in vremurile ce urmeaza pandemiei, putand conduce la economisiri de bani, de capital uman si de timp. Nu in ultimul rand, scutirea clientului/furnizorului de un drum la sediul/agentia dumneavoastra poate usura experienta acestuia in pornirea relatiei de afaceri, generand avantaje pentru relatia de afacere.
In ciuda existentei unui numar mare de solutii tehnice pe piata, observam uneori o reticenta a mediului de afaceri in a folosi tehnicile de comunicare la distanta pentru contractarea obligatiilor. Printre principalele griji pe care le observam se numara neclaritatea privind formalitatile necesare pentru incheierea valabila a contractului la distanta si efectele juridice ale acestuia. Este de inteles ca o neclaritate asupra statutului juridic al contractarii la distanta ingreuneaza folosirea acestui mod de a contracta. In continuare vom analiza cateva aspecte practice legate de incheierea contractelor la distanta, pentru a clarifica si elimina orice dubii legate de avantajele acestei modalitati de a contracta.
3. Si totusi, consimtamant fara pix si hartie?
Da! Contractul, inclusiv cel la distanta, se incheie prin simplul acord de vointe al partilor, daca legea nu impune o anumita formalitate pentru incheierea sa valabila. Vointa de a contracta poate fi exprimata verbal, in scris sau printr-un comportament care nu lasa nicio indoiala asupra intentiei de a produce efectele juridice corespunzatoare. In ceea ce priveste efectele juridice ale contractului, indeplinirea formalitatilor contractuale (i) asigura asumarea de catre contractant a anumitor drepturi si obligatii si (ii) conduce la caracterul executoriu al contractului. Conform Codului Civil, consimtamantul partilor este o conditie esentiala pentru validitatea unui contract, impreuna cu capacitatea partilor, un obiect si o cauza licite.
In ceea ce priveste rolul semnaturii, Codul de Procedura Civila prevede ca semnatura unui inscris face deplina credinta, pana la proba contrara, despre existenta consimtamantului partii care l-a semnat cu privire la continutul acestuia. Regula generala in privinta exprimarii consimtamantului este ca un contract se incheie prin negocierea lui de catre parti sau prin acceptarea fara rezerve a unei oferte de a contracta, contractul incheindu-se in momentul si in locul in care acceptarea ajunge la ofertant, chiar daca acesta nu ia cunostinta de ea din motive care nu ii sunt imputabile.
Bine, dar ce facem daca legislatia aplicabila cere forma scrisa in situatia pretinsei contractari? Spre exemplu, OUG nr. 50/2010 privind contractele de credit pentru consumatori impune pentru contractele de credit de credit pentru consumatori sa fie redactate in scris, pe hartie sau pe un alt suport durabil. De asemenea, conform Codului Muncii, forma scrisa este ceruta si pentru contractele individuale de munca. In astfel de cazuri, poate parea ca intra in prim plan semnatura conventionala (olografa – pe hartie) si ca doar aceasta satisface cerintele legii. Insa, nu este neaparat asa, deoarece Regulamentul (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European si al Consiliului din 23.07.2014 privind identificarea electronica si serviciile de incredere pentru tranzactiile electronice pe piata interna si de abrogare a Directivei 1999/93/CE (“eIDAS”) si Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronica (“Legea 455/2001”) vin in intampinarea partenerilor contractuali prin facilitarea contractelor electronice.
Deoarece contractele electronice sunt intr-o forma intangibila, consimtamantul contractual nu se exprima prin semnatura olografa (pe hartie), ci prin semnatura electronica aplicata inscrisului electronic. Cele trei categorii de semnatura electronica prevazute de legislatie sunt (i) semnatura electronica simpla, (ii) semnatura electronica avansata (extinsa) si (iii) semnatura electronica calificata, ele putand fi diferentiate prin caracteristicile de baza, efectele juridice si solutiile tehnice. Legea 455/2001 prevede ca in cazurile in care, potrivit legii, forma scrisa este ceruta ca o conditie de proba sau de validitate a unui act juridic, un inscris in forma electronica indeplineste aceasta cerinta daca i s-a incorporat o semnatura electronica calificata.
Pentru a nu ne indeparta de perspectiva de ansamblu in privinta contractarii la distanta, vom lasa diferentierea tehnica intre cele 3 tipuri de semnaturi electronice pentru alta data. Esenta celor expuse mai sus este ca exista solutii tehnice si juridice pentru a va asigura ca semnatura dumneavoastra electronica are efectul juridic echivalent al unei semnaturi olografe (pe hartie). Conform eIDAS, o semnatura electronica calificata are efectul juridic echivalent al unei semnaturi olografe (pe hartie). De asemenea, sub rezerva indeplinirii anumitor conditii tehnice, legislatia in materie considera ca un inscris electronic este asimilat, in ceea ce priveste conditiile si efectele sale, cu inscrisul sub semnatura privata. Nu in ultimul rand, semnatura electronica calificata este recunoscuta in celelalte state membre ale Spatiului Economic European, oferindu-va o modalitate facila de a contracta dincolo de granitele tarii.
Nu ascundem faptul ca, in anumite arii de activitate comerciala, contractarea la distanta este supusa unor formalitati mai stricte decat cele aplicabile contractelor la distanta in general. De exemplu, pentru contractul de servicii financiare (intre profesionist si consumator) in temeiul Ordonantei Guvernului nr. 85/2004 privind incheierea si executarea contractelor la distanta privind serviciile financiare, este obligatoriu consimtamantul expres al consumatorului pentru folosirea anumitor tehnici de comunicatie la distanta (apel automatizat/telecopiator/fax). In schimb, se prezuma consimtamantul implicit (in cazul lipsei unui refuz manifestat) al consumatorului pentru alte tehnici de comunicatie la distanta, precum internetul.
Odata incheiat conform cerintelor legale, contractul la distanta produce toate efectele juridice aferente unui contract valabil incheiat, contractul putand fi executat in mod corespunzator.
4. Dincolo de trenduri, de ce sa instituim un flux contractual fara hartie (paperless)?
In vederea importantei revitalizarii economiei Romaniei ca urmare a pandemiei generate de Covid-19, fiecare societate in parte poate contribui la o relansare care sa fie sustenabila pe termen lung. Expunerea in cadrul acestui articol a considerentelor cheie aferente contractarii la distanta deriva din dorinta de a incuraja oamenii de afaceri, partenerii contractuali, sa beneficieze de cadrul juridic deja existent, care asigura atat efecte juridice previzibile cat si eficiente operationale in noua realitate economica. Retinem ca pregatirea afacerii pentru contractarea la distanta prin dezvoltarea unor fluxuri informatizate nu face compania future-proof doar in relatie cu clienti sau furnizori, ci si in privinta relatiei de zi cu zi cu diversele autoritati ale statului, care devin din ce in ce mai deschise spre comunicari si chiar depuneri electronice fara suport de hartie (de tip paperless). De asemenea, anumite decizii corporative si depuneri la Registrul Comertului pot fi si ele realizate fara a scoate vreo pagina la imprimanta. Asadar, consideram ca nu lipsa de reglementari propice sau de solutii tehnice ne ingreuneaza pasul spre contractarea la distanta, ci uzanta pe baza careia contractam de sute de ani, anume prin semnatura olografa intre prezenti, aplicata pe hartie. Insa, putem capata curaj de la faptul ca in noua realitate adusa de Covid-19 deja contractam aproape zilnic la distanta fara ca neaparat sa ne dam seama – comandam bunuri de la alimentara preferata, cumparam masti prin site-ul de comert electronic si ne denuntam contractele pentru zborurile in Grecia prin portalul online al linei aeriene.
In cazul in care va bazati contractarea la distanta pe mijloace electronice de comunicare, veti putea institui un flux contractual informatizat, bazat pe contracte in forma electronica (paperless). Prin fluxul paperless le puteti oferi clientilor/furnizorilor nu doar avantajul contractarii fara prezenta fizica simultana (avantaj aplicabil tuturor tehnicilor de comunicatie la distanta) ci si eliminarea multor formalitati administrative. In perioade de provocari continue, precum cea adusa de Covid-19, folosirea anumitor tehnici de comunicare la distanta poate fi ingreunata din cauza unor factori precum intarzieri la serviciul de posta/curier sau din cauza lipsei de personal la call centre. Pe de alta parte, fluxul paperless bazat pe mijloace electronice de comunicare nu se loveste de asemenea probleme, atata timp cat va asigurati ca aveti o infrastructura informatica adecvata, inclusiv un website cu functionalitatile necesare. In ceea ce priveste efectele juridice ale contractelor electronice, retinem ca Legea nr. 365/2002 privind comertul electronic – legislatia speciala in materie – prevede ca un contract incheiat prin mijloace electronice produce toate efectele pe care legea le recunoaste contractelor, atunci cand sunt intrunite conditiile cerute de lege pentru validitatea acestora.
In plus fata de tendintele recente spre digitalizare care reies din mediul de afaceri si din deschiderea abordarilor institutiilor de stat, retinem ca si pe plan juridic au inceput sa fie puse in miscare piese importante care sa ne dea incredere in efectele juridice ale contractelor la distanta. De exemplu, in ceea ce priveste contractele individuale de munca, la data de 06.05.2021, respectiv la 25.07.2021, au fost aduse modificari la Codul Muncii – prin OUG nr. 36/2021 privind utilizarea semnaturii electronice in domeniul relatiilor de munca si prin Legea nr. 208/2021 pentru aprobarea OUG nr. 36/2021 – ce flexibilizeaza si adapteaza relatiile de munca in raport cu evolutia dinamica a pietei muncii in contextul revenirii economice post-pandemie. Una dintre modificarile cheie este ca partile pot opta sa utilizeze la incheierea contractului/actului aditional la contractul de munca, dupa caz, semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata. Prin urmare, nu mai exista niciun dubiu ca angajatorul poate opta pentru incheierea contractului individual de munca in forma electronica. Totusi, Codul Muncii, astfel cum a fost modificat, prevede ca angajatorul nu poate obliga persoana selectata in vederea angajarii ori, dupa caz, salariatul, sa foloseasca semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata, iar partile trebuie sa utilizeze acelasi tip de semnatura, respectiv semnatura olografa (pe hartie) sau semnatura electronica. Modificarile mentionate mai sus vin in contextul in care, conform unui studiu publicat in noiembrie 2020 de catre Eurofound (agentia UE pentru imbunatatirea conditiilor de viata si de munca), in timp ce in anul 2019 doar 0,6% din totalul salariatilor din Romania lucrau acasa sporadic, in anul 2020, pe timpul pandemiei, ponderea salariatilor care lucrau exclusiv de acasa a crescut la 24%.
Legat de cadrul juridic ce vizeaza relatiile dumneavoastra cu autoritatile publice, retinem ca incepand cu data intrarii in vigoare a Ordonantei de Urgenta a Guvernului nr. 38/2020 privind utilizarea inscrisurilor in forma electronica la nivelul autoritatilor si institutiilor publice (“OUG 38/2020”) (07.04.2020), autoritatile si institutiile publice au obligatia primirii inscrisurilor semnate cu semnatura electronica. Autoritatile si institutiile publice trebuie sa stabileasca tipul de semnatura electronica aplicabila pentru utilizarea de catre persoanele fizice sau juridice a unui serviciu disponibil online prestat de respectivele autoritati, cu respectarea dispozitiilor eIDAS. Potrivit OUG nr. 38/2020, actele emise in format electronic de catre institutii sau autoritati publice si semnate cu semnatura electronica calificata sunt asimilate inscrisurilor autentice.
In privinta abordarii instantelor fata de contractarea la distanta, intr-o cauza de referinta, Inalta Curte de Casatie si Justitie (ICCJ) a pronuntat un recurs in interesul legii (Decizia nr. 23/2019) conform caruia contractul privind serviciile financiare incheiat la distanta constituie titlu executoriu in lipsa semnaturii olografe (in cazul contractelor pe hartie) sau a semnaturii electronice (in cazul contractelor electronice), cu exceptia situatiei in care legea sau partile impun semnatura olografa sau electronica drept conditie de validitate a contractului. Decizia ICCJ are implicatii semnificative pentru incheierea contractelor privind serviciile financiare, deoarece Decizia recunoaste caracterul de titlu executoriu contractelor incheiate la distanta chiar in lipsa semnaturii partilor (avand insa in vedere o lege speciala in materia serviciilor financiare pentru consumatori). O alta cauza relevanta a ICCJ este Decizia nr. 520/2019, in care s-a hotarat (in temeiul Legii 455/2001) ca in cazul trimiterii cererii de recurs prin e-mail, nu este suficienta scanarea acesteia, ci este necesara semnatura electronica. Conform acestei Decizii, semnatura electronica valida ofera instantei o garantie a faptului ca mesajul sau documentul electronic este creat de catre persoana care l-a semnat, iar continutul mesajului sau documentului nu a fost modificat de la data emiterii acestuia.
Asa cum am aratat mai sus, cadrul juridic romanesc deja asigura efecte juridice previzibile contractelor electronice. Cu toate acestea, mai este loc pentru imbunatatire in privinta corelarii dintre anumite acte normative romanesti si eIDAS – se incearca in Parlamentul Romaniei aducerea la zi a prevederilor legale in contextul european, prin finalizarea unui proiect de lege privind identificarea electronica care sa inlocuiasca Legea 455/2001. Acest proiect de lege vizeaza, printre altele, extinderea regimului juridic al inscrisurilor in forma electronica. In plus, exista si un proiect de lege activ privind masuri de punere in aplicare a cerintelor specificate a fi implementate la nivel national de eIDAS.
Nu in ultimul rand, pe 31.08.2021 a intrat in vigoare Ordonanta Guvernului nr. 11/2021 pentru modificarea si completarea Legii nr. 207/2015 privind Codul de Procedura Fiscala si reglementarea unor masuri fiscale, care completeaza Codul de Procedura Fiscala, astfel incat contribuabilii (i) persoane juridice, (ii) asocieri si alte entitati fara personalitate juridica, precum si (iii) persoane fizice care desfasoara o profesie liberala sau exercita o activitate economica in mod independent, vor fi obligati – incepand cu data de 01.03.2022 – sa transmita organului fiscal central cereri, inscrisuri sau orice alte documente fiscale prin mijloace electronice de transmitere la distanta. Aceasta comunicare la distanta se va realiza prin inrolarea in sistemul de comunicare electronica dezvoltat de Ministerul Finantelor/ANAF – Spatiul Privat Virtual (SPV). Aceasta completare a Codului de Procedura Fiscala este semnificativa in contextul in care, in prezent, inrolarea in SPV este optionala pentru contribuabili, iar conform notei de fundamentare a proiectului de Ordonanta, pe 15.07.2021 in Romania erau aproximativ 1,5 milioane de persoane juridice, dintre care aveau cont in SPV doar aproximativ 530.000 de contribuabili persoane juridice.
In acest context, avem motive sa ne asteptam cu incredere ca rata contractarii la distanta sa creasca in perioada urmatoare. Intrebarea critica pentru toata lumea ramane – sunteti pregatiti pentru a va digitaliza afacerea dincolo de “work from home”?
