Lily Zheng, angajata Microsoft care locuieste si lucreaza in Shanghai, a scris o scrisoare catre clientii regionali despre cum ea si echipa ei au invatat sa lucreze de la distanta in timpul pandemiei. Scrisoarea ei a inspirat Microsoft sa puna la dispozitie Microsoft Teams gratuit pentru persoanele care lucreaza de la distanta in aceste vremuri provocatoare. Gasiti mai jos scrisoarea ca punct de inspiratie fata de lucrul la distanta in aceste vremuri dificile.
Dragi clienti,
Deoarece focarul COVID-19 continua sa afecteze milioane de oameni aici in China, lucrul de la distanta a luat o amploare fara precedent. Este ca si cum fiecare scoala, spital si companie din China ar fi acum o organizatie distribuita – chiar daca doar temporar. Exista multe motive pentru care lucrul de la distanta ar putea deveni brusc necesar, de la focare de virus precum COVID-19 la urgente meteo neasteptate. De aceeea, vreau sa impartasesc trei lectii pe care le-am invatat in ultimele saptamani, precum si trei lectii pe care le-am cules de la clientii nostri, pe masura ce acestia se adapteaza lucrului la distanta.
Ca multi dintre voi, am inceput sa aud despre virus in ianuarie, in mare parte pe social media. Dar nu mi-am dat seama cat de grav ar putea fi decat inainte de Anul Nou Chinezesc. Atunci, din cauza aglomeratiei din timpul Festivalului de primavara, numarul persoanelor afectate a inceput sa creasca rapid. Pe 23 ianuarie, guvernul a izolat provincia Hubei pentru a reduce raspandirea virusului. A doua zi, de Revelion, familia mea planuise sa mearga sa vada un film. Cand am aflat din presa ca cinematografele din oras au fost inchise, am inteles cu adevarat gravitatea situatiei. Doua zile mai tarziu, guvernul a anuntat anulari fara precedent ale evenimentelor de la Festivalul de primavara si am anulat o vacanta de familie planificata cu mult timp inainte. Copiii au fost dezamagiti, dar sanatatea si siguranta noastra erau pe primul loc.
Deci, ce spun cand oamenii intreaba cum este sa lucrezi acum in China? Ei bine, lucrul de la distanta a eliminat timpul pe care il petreceam pentru a face naveta si, cu siguranta, nu ne mai facem griji ce haine sa purtam. Iar cu multe restaurante inchise, ne punem la punct abilitatile de gatit. Dar situatia legata de copii, care nu pot merge la scoala – la fel, si bonele blocate la domiciliu - poate fi o provocare sa ramai productiv.
Ce am invatat din munca de la distanta
Desi echipa noastra de aici este obisnuita sa lucreze de la distanta, ultimele saptamani au aratat ce inseamna cu adevarat o munca la distanta sustenabila si de succes. Iata primele mele trei lectii invatate.
- Ai grija de tine.
Munca de la distanta inseamna protejarea sanatatii noastre fizice prin minimizarea contactului cu virusul. Toata lumea intelege acest lucru. Mai putin evident este faptul ca a lucra acolo unde traiesti poate crea un anume stres. Sa faci exercitii fizice, sa mananci bine si sa te bucuri de timpul petrecut departe de ecrane, este esential pentru mentinerea bunastarii mentale in timp ce lucrezi de acasa.
- Nu renunta.
Poate fi tentant sa amani lucruri in timp ce lucrezi de la distanta. Dar echipele de succes care lucreaza de la distanta gasesc modalitati de a face aproape totul online. Daca ati programat intalniri cu cineva, pastrati-le. Daca ati planificat intruniri mari, tineti-le. Daca sunteti gata sa sustineti o prezentare, initiati apelul video.
- Sprijina-ti colegii de echipa.
Am aflat din aceasta experienta si ca sprijinirea celorlalti este cel mai bun mod de a ramane pozitiv si plin de energie. Folosim instrumentele online nu numai pentru munca, ci si pentru a ramane conectati cu familia si pentru a pastra relatiile intre noi pe parcursul zilei. Incurajarea reciproca nu este buna doar pentru a mentine moralul ridicat, ci si pentru a mentine echipa unita atunci cand lucram separat.
Ce am invatat de la clienti
In cateva saptamani, am vazut clienti din China transformand cu adevarat modul in care lucreaza. Iata trei lucruri pe care le-am invatat de la clienti pentru a avea o organizatie de succes.
- Deschide imediat liniile de comunicare.
Cand angajatii lucreaza de la distanta, este mai important ca niciodata ca toata lumea sa ramana informata. Unul dintre clientii nostri, o mare companie de asigurari din Asia, a inceput sa transmita mesaje video angajatilor pentru a se asigura ca toata lumea a avut acces la cele mai recente informatii. In conditiile in care toata lumea incearca sa echilibreze lucrul de acasa cu ingrijirea copiilor si alte provocari, videoclipurile inregistrate le ofera oamenilor posibilitatea de a ramane informati atunci cand nu se pot intalni.
- Nu te opri.
Desi poate fi tentanta amanarea planurilor pana cand toata lumea se poate intalni, companiile de aici gasesc modalitati de a nu opri mersul lucrurilor. Cu incurajarea guvernului, multe scoli au reusit sa-si inceapa cursurile la timp, mutand totul online. Si-au sustinut elevii creand programe clare, gazduind evenimente pentru ridicarea moralului cum ar fi provocarile de gatit si comunicarea cu atentie a temelor si altor informatii, astfel incat studentii sa nu fie coplesiti.
- Chiar si intalnirile mari pot fi mutate online.
Multi dintre noi suntem obisnuiti cu apeluri rapide sau conversatii video cu colegii, dar si intalnirile mari si formale pot fi organizate cu succes online. Cu atat de multi angajati care opteaza pentru a lucra de la distanta, spitalele de aici si-au intrunit personalul de la distanta. Un spital din Dalian, de exemplu, a organizat intalniri de personal prin Teams. Cheile reuniunilor online de succes includ stabilirea unei agende clare, practicarea incluziunii prin rezolvarea oricaror probleme audio la inceputul reuniunii si luarea de notite clare pentru a fi trimise ulterior. Daca organizatia o permite, intalnirile se pot inregistra pentru cei care nu pot participa.
Atat eu cat si multi oameni din intreaga lume nu ne-am imaginat ca vom incepe anul astfel. Dar am invatat multe. Si Teams a fost un instrument incredibil de puternic, care ne-a ajutat sa ne descurcam. Multi oameni nu stiu asta, dar Teams este deja disponibil gratuit. Puteti merge aici pentru a afla mai multe. Dar indiferent de instrumentele pe care alegeti sa le utilizati, sper ca aceste sfaturi va vor fi de folos. Va doresc tot binele voua si familiilor voastre!
Lily Zheng
Director, Microsoft China
