Guvernul Romaniei a adoptat in sedinta din 7 mai 2020, in temeiul art. 115 alin. (4) din Constitutia Romaniei, republicata, proiectul de Ordonanta de urgenta pentru adoptarea unor masuri in domeniul societatilor, in vederea desfasurarii reuniunilor organelor statutare. Actul normativ a primit numarul 62 din 2020 (in continuare ”Ordonanta” sau ”OUG nr. 62/2020”).
Ordonanta de urgenta a Guvernului a fost publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I nr. 372 in data de 8 mai 2020, moment de la care a intrat in vigoare.
Ordonanta a avut in vedere reglementarile generate de contextul pandemiei cauzate de raspandirea noului tip de coronavirus SARS-CoV-2 si a afectiunii cauzate de acesta si totodata dispozitiile Legii nr. 31/1990 a societatilor, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare (in continuare ‘’Legea 31/1990’’). Aceasta prevede ca in termen de maxim cinci luni de la data incheierii exercitiului financiar, societatile au obligatia intrunirii adunarii generale a asociatilor/actionarilor (in continuare denumite ”AGA”) pentru a decide asupra unor aspecte esentiale pentru functionarea lor, precum aprobarea situatiilor financiare anuale si stabilirea bugetului de venituri si cheltuieli, pentru analiza gestiunii consiliului de administratie si, daca este cazul, alegerea sau revocarea membrilor consiliului de administratie ori de supraveghere.
Actul normativ vine, chiar daca pe finalul perioadei starii de urgenta, sa reglementeze intr-un domeniu de interes in materie societara, chiar si in perioada de dupa incetarea starii de urgenta, in conditiile in care regulile de preventie in domeniul sanitar si cele de distantare fizica, cu scopul prevenirii raspandirii noului tip de coronavirus, vor fi ajustate si aplicate si de acum inainte.
Reglementarea analizata este una de aplicare temporara, respectiv pentru AGA convocate si/sau tinute deja si cele ce se vor convoca si/sau se vor tine in perioada starii de urgenta, precum si pentru cele convocate si ce se vor tine in primele 2 luni dupa incetarea starii de urgenta.
Ordonanta contine reguli alternative fata de cele prevazute de Legea 31/1990 cu privire la convocarea AGA, tinerea (sau desfasurarea in acceptiunea actului analizat) AGA, respectiv pentru exercitarea dreptului de vot, precum si o reglementare ce contine o cauza legala de acoperire a unor motive de nulitate ale AGA tinute in perioada starii de urgenta, dar anterior adoptarii sale.
- MASURILE PREVAZUTE DE ORDONANTA PENTRU CONVOCAREA SI TINEREA AGA.
Un prim domeniu de reglementare al Ordonantei este acela al convocarii adunarilor generale ale societatilor reglementate de Legea nr. 31/1990, dandu-se posibilitatea ca pe perioada starii de urgenta, convocarea sa se faca si prin alte mijloace decat cele prevazute de art. 117 alin. (3) din Legea nr. 31/1990, respectiv prin mijloace de comunicare la distanta (art. 1 din Ordonanta).
Convocarea se poate face, in concret, prin email, fax, ori alte mijloace electronice, ori prin corespondenta scrisa, respectiv prin servicii postale.
In scopul acestei forme de convocare, Ordonanta impune ca organul cu competente in materia convocarii AGA (a se vedea in acest sens art. 195 din Legea 31/1990 pentru situatia societatilor cu raspundere limitata, ori art. 117 din Legea 31/1990 pentru societatile pe actiuni) ”sa decida” cu privire la aplicarea formelor alternative de convocare prevazute de Ordonanta, scop pentru care, in opinia noastra, daca e vorba de un organ colegial de conducere, acesta trebuie sa ia decizia printr-un act formal (spre exemplu, in cazul unui consiliu de administratie, convocarea in formele alternative prevazute de Ordonanta trebuie decisa printr-o decizie/hotarare).
Ordonanta instituie doua variante de convocare a adunarilor generale in art. 1 alin. (1):
• Fie prin modalitatile prevazute la art. 117 alin. (3) din Legea societatilor nr. 31/1990, respectiv publicarea in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a, si in unul dintre ziarele de larga raspandire din localitatea in care se afla sediul societatii sau din cea mai apropiata localitate.
• Prin orice mijloace de comunicare la distanta, care asigura transmiterea textului cu conditia ca fiecare actionar/asociat sa comunice/sa fi comunicat in scris administratorilor/consiliului de administratie/directoratului adresa postala sau, dupa caz, cea de posta electronica, numarul de telefax ori alte coordonate la care poate primi corespondenta cu societatea. Pot fi folosite in acest scop si adresele actionarilor/asociatilor inscrise in registrul actionarilor/asociatilor.
• Ordonanta prevede ca pe durata starii de urgenta, adunarile generale ale actionarilor/asociatilor pot avea loc, chiar daca actul constitutiv nu prevede sau interzice, si prin corespondenta sau prin mijloace electronice de comunicare directa la distanta, in felul acesta instituind o “derogare” de la art. 117 alin. (5) din Legea 31/1990 care prevede ca modurile de convocare prin scrisoare recomandata sau prin scrisoare transmisa pe cale electronica nu pot fi folosite daca sunt interzise prin actul constitutiv sau prin alte dispozitii legale.
Potrivit art. 5 alin. (1) din ordonanta, adunarea generala a actionarilor/asociatilor poate fi tinuta prin mijloace electronice de comunicare directa la distanta, precum teleconferinta sau videoconferinta, cu respectarea caracterului secret al votului, daca este cazul, si a dreptului de exercitare a votului prin corespondenta, iar art. 4 din ordonanta prevede posibilitatea tinerii adunarilor generale exclusiv prin corespondenta.
Aceste variante atrag cu sine reguli proprii de desfasurare si de exercitare a votului dupa cum sunt descrise pe larg in cuprinsul ordonantei – a se vedea art. 3 si art. 4 din Ordonanta.
Un alt aspect important prevazut de ordonanta este reprezentat de dispozitia privind termenul de intrunire a adunarii generale ordinare.
In acest sens, legea 31/1990 prevede in art. 111 alin. (1) ca adunarea generala ordinara se intruneste cel putin o data pe an, in cel mult 5 luni de la incheierea exercitiului financiar.
Ordonanta stabileste prelungirea termenului de intrunire a adunarii actionarilor precizat anterior, pana la data de 31 iulie 2020.
Pe perioada prelungirii prevazute la alin. (1), consiliul de administratie, respectiv directoratul nu este tinut de obligatia de convocare a adunarii generale, prevazuta la art. 15324 alin. (1) din Legea nr. 31/1990.
- EXERCITAREA VOTULUI – ADOPTAREA HOTARARILOR AGA.
- Cazul adunarilor generale tinute exclusiv prin corespondenta – art. 4 din Ordonanta
In conformitate cu art. 4 alin. (2) din ordonanta, actionarii/asociatii comunica votul prin corespondenta in modalitatile indicate in convocator, si anume, prin scrisoare recomandata, servicii de posta sau curier ori prin scrisoare transmisa pe cale electronica, avand incorporata, atasata sau logic asociata semnatura electronica extinsa, astfel incat votul sa fie primit de societate pana la data tinerii sedintei. Prevederile art. 5 alin. (4) se aplica in mod corespunzator, respectiv imputernicirea de reprezentare pentru sedinta se va transmite pentru a ajunge la societate pana la data tinerii sedintei.
- Cazul adunarilor generale tinute prin mijloace electronice de comunicare directa la distanta, precum teleconferinta sau videoconferinta- art. 5 din Ordonanta
Potrivit art. 5 alin. (2), mijloacele electronice de comunicare la distanta trebuie sa indeplineasca anumite conditii tehnice necesare pentru a permite, printre altele, exprimarea votului in cursul adunarii generale si inregistrarea acestuia si verificarea ulterioara a modului in care s-a votat in adunare.
Alin. (4) al aceluiasi articol prevede ca in cazul in care actionarii/asociatii participa la adunarea generala prin reprezentant, procurile in original sunt transmise sau depuse la locul indicat in convocare, prin scrisoare recomandata sau servicii de posta ori curier, respectiv prin posta electronica in situatia procurilor semnate cu semnatura electronica extinsa, astfel incat sa fie primite de societate pana la data tinerii sedintei.
Indiferent de modalitatea in care sunt tinute adunarile generale, daca pe ordinea de zi a adunarii generale a actionarilor se afla aspecte care necesita vot secret conform art. 130 alin. (2) din Legea nr. 31/1990, organul statutar care are competenta de a convoca adunarea generala va asigura ca votul actionarilor sa fie exprimat prin mijloace care nu permit deconspirarea acestuia decat acelor persoane insarcinate cu numararea si validarea voturilor in cadrul adunarii.
Hotararea adunarii generale a actionarilor/ asociatilor care va cuprinde toate punctele de pe ordinea de zi aprobate in cadrul adunarii generale va fi intocmita si semnata cu semnatura olografa sau cu semnatura electronica extinsa de catre Presedintele consiliului de administratie sau administratorul cu puteri de reprezentare ori presedintele directoratului sau, dupa caz, persoana imputernicita de acesta, in cazul in care presedintele sau administratorul ori presedintele directoratului se afla in imposibilitatea de a-si indeplini functia.
- ALTE DISPOZITII
Prevederile anterioare sunt aplicabile si adunarilor generale ale actionarilor/ asociatilor convocate anterior intrarii in vigoare a prezentei ordonante de urgenta, dar pentru care tinerea sedintei este stabilita pentru o data ulterioara instituirii starii de urgenta, insa limitate in timp la 2 luni dupa incetarea starii de urgenta.
Daca exista motive temeinice care tin de imprejurarile exceptionale organul statutar care are competenta de convocare a adunarii generale poate modifica data si/sau ora sau locul tinerii adunarii, informand pe actionari/asociati cu cel putin 5 zile inainte de data fixata pentru adunare, potrivit art. 1. Data de referinta ramane aceeasi. Buletinele de vot si procurile transmise raman valabile, cu exceptia cazului in care se transmit buletine si/sau procuri noi.
Modificarea datei, orei, locului adunarii sau a modalitatii de desfasurare si exercitare a dreptului de vot nu da nastere obligatiei de a relua formalitatile de convocare si nu constituie o cauza de nulitate a hotararii.
Daca adunarea generala a actionarilor/asociatilor convocata anterior intrarii in vigoare a prezentei ordonante de ugenta nu se poate desfasura in conditiile art. 3-5 organul statutar care are competenta de convocare a adunarii generale poate revoca convocarea adunarii.
Pe durata starii de urgenta, participarea la reuniunile organelor colective de administrare, supraveghere si/sau ale directoratului societatilor reglementate de Legea nr. 31/1990, se poate face si prin intermediul mijloacelor de comunicare directa la distanta, indiferent de obiectul deciziei.
Prevederile prezentei ordonante de urgenta sunt aplicabile si adunarilor generale convocate pe durata starii de urgenta, dar care sunt intrunite ulterior incetarii acestei stari, precum si adunarilor generale convocate si intrunite in primele 2 luni dupa incetarea starii de urgenta.
Prevederile ordonantei de urgenta nu sunt aplicabile societatilor aflate sub incidenta Legii nr.24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata. (Articolul 13)
O reglementare din cuprinsul Ordonantei se refera la anihilarea unor cauze potentiale de nulitate ale hotararilor AGA adoptate dupa instituirea starii de urgenta, insa inainte de adoptarea Ordonantei – art. 8 din Ordonanta. Astfel, legiuitorul a prevazut faptul ca, in masura in care adunarile s-au desfasurat conform Ordonantei, a existat acordul tuturor actionarilor, iar votul a fost exercitat conform modalitatilor reglementate, nerespectarea formalitatilor impuse de Legea 31/1990, ori de actul constitutiv, de la care deroga prevederile OUG nr. 62/2020 nu poate conduce la nulitatea actului. Textul stabileste totodata o prezumtie de acord cu privire la desfasurarea AGA in conditiile Ordonantei, daca votul a fost exprimat conform regulilor din aceasta.
Textul lasa loc de interpretare, fiind necesare indrumari de specialitate pentru ca actorii societari sa realizeze o aplicare coerenta a legii, cu luarea in considerare a necesitatilor economico – sociale ale societatii, asociatilor/administratorilor si persoanelor in legatura cu societatea, care impun uneori luarea unor decizii rapide.
Autori: Sebastian Drumaru – Senior Associate PBC Attorneys-at-Law si Florina Culea – Junior Associate PBC Attorneys-at-Law
