De la inceputul anului 2014, cei 800 de elevi si peste 100 de profesori ai AISB folosesc Microsoft Office 365 pentru Educatie in activitatile cotidiene de comunicare si colaborare. Urmarile? Procesele educationale transcend spatiul scolii si se regasesc la nivelul tuturor activitatilor, formale si informale, ale elevilor.
[#https://www.microsoft.com/ro-ro/business/customer-success-stories/#]
Despre organizatie
Deschisa in 1962, American International School of Bucharest a crescut constant in ultimii 51 ani atat ca numar de elevi cat si ca procese educationale. In mod curent, in cadrul AISB invata peste 800 de elevi de nationalitati diferite (56), sustinuti de peste 150 de profesori din diverse tari ale lumii. Scoala se focalizeaza atat pe aspectele academice ale educatiei cat si pe implicarea studentilor in proiecte de servicii in favoarea comunitatii despre mediu, oameni si animale.
AISB acorda o mare atentie tehnologiei care beneficiaza de un suport bun din partea conducerii, iar in ultimii ani a investit constant in dezvoltarea unei infrastructuri solide, atat ca hardware cat si ca aplicatii, inclusiv intr-o retea wireless, in care cel putin 1.000 de dispozitive sunt conectate zilnic. Toti copiii folosesc laptopuri si tablete in cadrul activitatilor educationale, iar scoala deruleaza programul BYOD (Bring Your Own Device) pentru elevii mai mari, ceea ce duce la o diversitate foarte mare a dispozitivelor utilizate.
“In cadrul curriculei folosim intens tehnologia pentru a imbunatati performantele elevilor. Pe de alta parte, dorim sa crestem increderea copiilor in utilizarea tehnologiei, dar si gradul de siguranta in acest proces”, afirma Johnson Jacob, Director IT.
Cerinte de business. Situatia initiala
In 2013, un audit intern a aratat ca AISB foloseste si intretine 59 de sisteme si subsisteme IT pentru derularea activitatii, de la solutii educationale, la e-mail si lucru colaborativ, precum si un numar de 18 servere. Numarul mare de aplicatii inducea costuri ridicate de administrare dar si dificultati la nivelul utilizatorilor prin gradul ridicat de diversitate.
In urmatoarele luni, AISB a derulat un proiect intensiv de reducere a costurilor cu echipamentele IT, atat prin reducerea numarului de aplicatii utilizate cat si prin consolidarea infrastructurii fizice. “Proiectul a incercat sa raspunda la intrebarile Cum, Ce si De ce comunicam si colaboram ca institutie de invatamant si cum putem optimiza aceste procese cu ajutorul tehnologiei. In acest demers, am analizat mai multe implementari de modele tehnologice care permit reducerea costurilor si totodata extinderea colaborarii si mobilitatii”, mai afirma Johnson Jacob.
Solutia
Analiza a dus la identificarea a doua platforme de tip Software-ca-Serviciu (SaaS, Software-as-a-Service) potrivite cu obiectivele AISB: Microsoft Office 365 pentru Educatie si Google Apps for Education. Pentru aceste solutii, AISB a initiat o analiza comparativa care a avut in vedere 11 categorii: functionalitati standard, capacitate de stocare, online Web apps, disponibilitatea unui client pentru desktop, compatibilitate pentru formatul documentelor din arhiva scolii, compatibilitate cu hardware-ul si sistemele de operare existente, tipuri de licentiere, oportunitati de dezvoltare, facilitati de administrare, servicii de suport si evident costuri.
In final, AISB a ales Office 365 pentru Educatie ca platforma de baza pentru comunicare si colaborare pentru cele aproape 1.000 de persoane din cadrul organizatiei.
“Concluzia analizei derulate in 2013 a fost ca pentru asigurarea continuitatii procesului educational, pastrarea formatelor documentelor din arhiva este o conditie de baza, iar confortul utilizatorilor este un obiectiv la fel de important. Prin urmare, am ales Office 365 care respecta aceste doua cerinte majore, iar in plus ofera numeroase facilitati la nivel de colaborare si conectivitate intre desktop si Cloud”, afirma Johnson Jacob.
Derularea proiectului
In cadrul AISB, Office 365 a devenit platforma pentru e-mail, colaborare, editare documente, stocare, Instant Messaging si conferinte Web. AISB a contractat 175 de subscriptii platite Office 365 planul A3 pentru personalul didactic si administrativ precum si 1.000 de subscriptii gratuite Office 365 planul A2 pentru elevi, care au primit gratuit si pachetul Office 365 ProPlus pentru PC/Mac si Office Mobile pentru dispozitive mobile in cadrul programului Microsoft Student Advantage.
AISB a derulat proiectul in perioada februarie-martie 2014 cu suport din partea Microsoft si a partenerului certificat Ecko. “Consultanta acordata a contat foarte mult pentru ca in orice schimbare de sistem exista provocari si aspecte care iti solicita atentia. Existenta unor servicii locale de consultanta din partea Microsoft si a partenerilor a si fost unul dintre motivele alegerii Office 365, pentru ca este important sa stii ca ai un partener de interactiune care te poate ajuta sa depasesti o situatie dificila”, mai afirma Johnson Jacob.
Ecko este partener certificat Microsoft cu un personal specializat - cu certificari Microsoft MCTS, MCSA si MCSE - pe solutii bazate pe Cloud public (e.g. Office 365) si pe Cloud privat (e.g. Windows Server, Hyper-V, System Center). In ultimele luni, Ecko a finalizat sapte proiecte care au implicat platforma Office 365 si care au presupus migrari de pe infrastructuri de e-mail locale (bazate pe Exchange 2007, Exchange 2003, Zimbra si altele), numarul total de utilizatori migrati in Cloud ridicandu-se la peste 15.000.
Migrarea la Office 365 pentru AISB a fost pregatita impreuna cu echipa departamentului IT, condusa de Jacob Johnson si a vizat urmatoarele etape principale:
1. Auditul si pregatirea pentru migrare a infrastructurii existente: Active Directory si Exchange Server 2007;
2. Migrarea domeniului aisb.ro ce gazduieste conturile pentru corpul didactic si personalul administrativ;
3. Migrarea domeniului students.aisb.ro ce gazduieste conturile elevilor;
4. Acordarea de suport post-migrare si instruirea utilizatorilor in cadrul unor sesiuni de training organizate de scoala.
Obiectivul principal a fost ca procesul de migrare sa fie unul transparent pentru utilizatori, cu preluarea in totalitate a mesajelor e-mail existente, calendarelor, contactelor si sarcinilor din fiecare casuta de e-mail.
• Pentru AISB, Office 365 a inlocuit solutia traditionala de e-mail, bazata pe Microsoft Exchange on-premises, stocarea documentelor pe un file server, precum si alte aplicatii eterogene de comunicare.
• Pentru colaborare, au fost configurate conturi de Lync Online si OneDrive pentru ca utilizatorii sa beneficieze de serviciul de prezenta, IM si partajare de documente.
• La nivel de productivitate, proiectul a implicat si migrarea tuturor utilizatorilor la Office 2013, elevii beneficiind de licentiere gratuita atat pentru desktop cat si pentru dispozitivele mobile. Lansarea recenta a Office pentru iPad a reprezentat un pas in plus catre generalizarea utilizarii Office ca unealta de productivitate in cadrul AISB. Office 365 a devenit suita de productivitate pentru intreaga organizatie, inlocuind versiuni mai vechi ale Microsoft Office sau alte solutii alternative.
Migrarea in sine a fost gestionata tot cu ajutorul companiei Ecko. “Pentru asigurarea fluentei in tranzitia la noua platforma am beneficiat de sprijinul companiei Ecko. Tranzitia in sine a avut loc in week-end, cu o pregatire atenta anterior si a fost una dintre cele mai fluente schimbari de sistem pe care am gestionat-o in cariera. Am avut doar trei apeluri de la utilizatori, aproape nimeni nu a simtit trecerea”, considera Johnson Jacob.
Beneficiile
Pentru AISB, Office 365 a adus 100% compatibilitate si integrare cu infrastructura Windows deja existenta, functionalitati care sa sustina un proces educational gandit pentru secolul XXI si pastrarea formatelor tuturor documentelor existente in arhiva.
Complementar, AISB beneficiaza de o disponibilitate mult mai mare a serviciilor dar si de compatibilitatea platformei Office 365 cu toate sistemele de operare importante (iOS, Android, Windows) si toate categoriile de dispozitive mobile (laptopuri, telefoane, tablete).
De asemenea, trecerea la Office 365 asigura cresterea disponibilitatii platformei la peste 99% si asigurarea backup-ului pentru toate serviciile utilizate.
“Trecerea la Office 365 pentru Educatie ne asigura suportul necesar pentru dezvoltarea proceselor educationale. Oportunitatile de dezvoltare sunt majore. In mod curent, cred ca folosim doar 20-30% din capacitatea platformei. Dezvoltam un proiect pe SharePoint, avem in vedere extinderea catre Yammer, derularea lectiilor fara hartie, prin OneNote etc”, afirma Johnson Jacob.
Unificarea activitatilor educationale pe platforma Office 365
Functionalitatile de colaborare si comunicare din SharePoint si Lync au devenit elemente de baza ale procesului educational. Mai mult, Office 365 permite unificarea lucrului cu documentele si folosirea acelorasi versiuni, atat la scoala cat si acasa.
Anterior, copiii utilizau versiuni diverse de Office sau alte solutii de productivitate incompatibile cu cele de la scoala, iar formatul documentelor nu era intotdeauna compatibil, ceea ce genera dificultati in continuitatea procesului de invatare.
''Trecerea la Office 365 nu inseamna doar o schimbare de tehnologie ci o schimbare a pedagogiei prin tehnologie. Platforma in sine este atat de puternica incat schimba fundamental modul in care educam elevii si in care interactionam cu ei'', declara Johnson Jacob.
Asigurarea comunicarii in timp real prin Microsoft Lync
In cadrul AISB, utilizarea Office 365 duce la crearea unei culturi a comunicarii si colaborarii, pentru care serviciul de prezenta din Lync este o functionalitate importanta. Elevii interactioneaza mai usor atat intre ei cat si cu profesorii, intrebarile se pun mai usor, iar raspunsurile vin imediat.
Este o schimbare la nivel de pedagogie, cu un accent mult mai intens pe lucrul in echipa si o imbunatatire evidenta a modului de lucru anterior, care se baza pe un file server greu de accesat si partajat si pe conturi private de mesagerie instant.
Reducerea costurilor cu IT-ul este un alt beneficiu relevant
Este vorba atat despre investitia directa in hardware cat si de costurile operationale induse de garantia si mentenanta serverelor precum si de administrarea intregului sistem.
“Daca optam pentru o abordare on-premises, investitia initiala in infrastructura ar fi depasit 80.000 de EUR, la care s-ar fi adaugat, in timp, costurile pentru mentenanta si administrare”, considera Directorul IT al institutiei.
Simplificarea modului de administrare prin reducerea amprentei infrastructurii IT cu 50% si eliminarea operatiunilor de rutina
Fiind un serviciu de Cloud, gazduit si administrat de Microsoft, trecerea la Office 365 a permis AISB reducerea numarului de servere de la 18 la 12 dar si a numarului de aplicatii utilizate. Astfel, sunt eliminate operatiunile de rutina fara costuri aditionale, iar departamentul IT poate aborda alte directii de dezvoltare in proiectul de schimbare a educatiei prin tehnologie.
“AISB are peste 800 de elevi, iar gusturile in materie de dispozitive mobile sunt diverse. Office 365 a devenit cel mai bun suport pentru derularea unei strategii de tip BYOD” - Johnson Jacob, Director IT.
