De la parcursul profesional si pana la potrivirea culturala, exista numeroase „casute de bifat” in procesul de recrutare, pentru a identifica profilul potrivit pentru un anumit rol in companie. Cu toate acestea, unul dintre cei mai importanti pasi, adesea trecut cu vederea sau subestimat, este verificarea (screening-ul) viitorului angajat.
Dar inainte de a explica importanta verificarii inainte de angajare, este utila definirea acestui concept.
Pe fondul schimbarilor majore post-pandemice in piata muncii si date fiind reasezarile economice in curs, organizatiile au de-a face cu o forta de munca in crestere si din ce in ce mai dinamica si, prin urmare, cu semnificativ mai multe nereguli, intre care falsificarea identitatii candidatilor, dubla angajare sau falsificarea CV-ului si a actelor de studii. Scopul verificarii la angajare este, asadar, acela de a identifica orice detalii pe care candidatii le-ar putea ascunde sau manipula in relatia cu potentialul angajator si, de asemenea, de a dezvalui un posibil istoric de frauda sau orice alte antecedente de comportament lipsit de etica.
Screening-ul la angajare este, deci, procesul utilizat de companii pentru a valida ca o persoana este cine pretinde, verificand informatiile furnizate de candidat in CV in evidentele oficiale si in surse si baze de date publice sau cu acces pe baza de abonament si, daca este cazul, solicitand referinte, toate acestea spre a preveni riscurile operationale si de reputatie pentru organizatie, in eventualitatea in care candidatul este angajat.
De ce sunt importante verificarile?
Verificarea parcursului angajatilor sau, in cazul de fata, screening-ul la angajare reduce riscul de frauda ocupationala si de nereguli la locul de munca. Potrivit raportului „Global Fraud Survey”, publicat in 2022 de catre Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), 43% dintre organizatiile afectate de diverse forme de frauda profesionala nu facusera niciun fel de verificari asupra autorului faptelor la momentul angajarii. In plus, potrivit studiului ACFE, realizat in randul a cateva mii de companii din 133 de tari din intreaga lume, 21% dintre verificarile efectuate dezvaluie, de obicei, semnale de alarma existente. Acelasi studiu arata ca o organizatie obisnuita pierde in medie 5% din veniturile anuale din cauza fraudei profesionale, ceea ce inseamna cumulat 4,7 trilioane de dolari pe care companiile le pierd anual la nivel global.
Pe de alta parte, exista situatii in care lipsa unui screening al candidatului poate duce la litigii. In Romania, de exemplu, angajarea lucratorilor straini care nu detin un permis de sedere valabil sau carora nu li s-a eliberat un permis de munca poate conduce la amenzi intre 10.000 si 20.000 de lei, adica aproximativ 2.000-4.000 de euro pentru fiecare persoana identificata, conform datelor Inspectoratului General pentru Imigrari.
Tipuri de verificari care pot fi efectuate in conformitate cu legislatia locala
Din punct de vedere legal, exista mai multe aspecte care trebuie luate in considerare atunci cand vine vorba de screening-ul persoanelor in diferite tari, fiecare stat avand propriile reglementari si practici uzuale, cu impact asupra naturii si amplitudinii verificarilor care pot fi efectuate.
In Romania, legislatia este lacunara si restrictiva atunci cand vine vorba de procedura de verificare pentru recrutarea viitorilor angajati, iar in mod normal, in afara de controlul medical si cazierul judiciar, solicitat numai in anumite domenii si profesii specifice, nu sunt necesare alte verificari. Desi legea le permite, referintele si recomandarile din partea angajatorilor anteriori sunt mai putin comune si se limiteaza in general la perioada desfasurarii activitatii si la rolul angajatului in fosta companie.
In functie de pozitia vizata in companie, screening-ul la angajare ar trebui sa cuprinda elemente precum: colectarea informatiilor de baza, inclusiv istoricul resedintei si verificarea identitatii, cu ajutorul actului de identitate, al pasaportului sau certificatului de nastere, adresa de resedinta si licentele sau certificatele profesionale; eligibilitatea pentru angajare, prin verificarea dreptului sau a autorizatiei de a lucra in tara respectiva; verificarea parcursului educational; istoricul in munca, prin verificarea angajarilor anterioare; verificarea antecedentelor penale si a eventualelor litigii in bazele nationale si internationale; analiza eventualelor aparitii negative in mass-media, inclusiv acuzatii aparute in publicatii de stiri sau in alte surse reputate, care leaga persoana sau o companie afiliata ei de activitati de frauda, spalare de bani, coruptie, terorism si alte fapte ilegale sau lipsite de etica.
Indiferent de jurisdictia sau amploarea pozitiei care urmeaza sa fie ocupata, screening-ul la angajare trebuie realizat intr-o masura rezonabila, in conformitate cu legile privind protectia datelor, cu legislatia muncii sau cu orice alte prevederi specifice fiecarei geografii.
Reducerea riscului de frauda
Companiile au obligatia sa isi protejeze afacerea, angajatii si clientii. Intr-un scenariu in care o companie neglijeaza realizarea unui screening adecvat la angajare, iar cateva luni mai tarziu, noul angajat comite o neregula la locul de munca, eventual o fapta pe care a mai comis-o inainte, compania poate fi trasa la raspundere odata cu el si poate suferi daune financiare si de reputatie.
In concluzie, angajarea unei persoane care nu se aliniaza valorilor companiei sau care face dovada unei lipse de transparenta in ceea ce priveste informatiile oferite la angajare poate fi o eroare costisitoare pentru organizatie si poate avea un impact negativ asupra reputatiei acesteia. In schimb, o atitudine precauta, de preventie, poate proteja atat compania si brandul, cat si angajatii. Prin urmare, screening-ul la angajare ar trebui privit ca una dintre primele linii de aparare ale afacerii.
