loader
De la ”pumn in masa”, la ”batem palma” in luarea deciziilor

De la ”pumn in masa”, la ”batem palma” in luarea deciziilor

Autor: Constantin Magdalina, Expert Tendinte si Tehnologii Emergente

Conduci o echipa sau o companie. Succesul tau si al companiei depinde de luarea deciziilor. Ne place sa credem ca este un proces structurat, ca se ridica pe temelia solida a rationalitatii, un proces ce identifica o problema, colecteaza informatiile, examineaza alternativele si alege o cale. Prin raportarea la rezultate, decizia este ulterior considerata buna sau rea.

Obisnuinta nu inseamna excelenta

Stim prea bine ca de cele mai multe ori nu este asa. Atunci cand iau decizii despre produse, clienti, alocarea resurselor, nivelul salariilor, liderii pleaca de la premise pe care nu le-au investigat prea mult si nu le-au pus sub semnul intrebarii. Cand sunt intrebati de ce au decis asa, raspunsul lor spontan este: „Intotdeauna am facut asa si am avut succes. De ce m-as gandi sa decid diferit?”. Afectati de propriile experiente, prejudecati, subiectivitati liderii pot decide in baza unor practici gresite, confuze, sau chiar costisitoare. Cum procedam? Pana la urma o decizie trebuie luata si chiar amanarea unei decizii este o decizie in sine.

Sedintele produc ”hartii”, dar nu decizii

In cei 15 ani de experienta in business, timp in care am participat la intalniri decizionale pe diferite niveluri, am constat ca nu se aplica nici un model de luarea deciziilor, iar aceasta este realitatea curenta. Da, exista o planificare a intalnirilor la capatul carora se iau decizii. Exista un scop, o agenda, documente care se trimit anterior inceperii intalnirii, exista minuta si totul pare riguros gandit. Doar ca atunci cand vine vorba de decizie auzi pareri putin intemeiate pe date, pe testarea ipotezelor de lucru, o metodica analizare a unor anomalii statistice sau o clarificare a distinctiei dintre cauza si efect. Auzi pareri, experiente impartasite care sustin optiuni predefinite, vanitati manageriale.

                                     

”Fist to Five”, model de luare a deciziilor

Decizie de grup sau individuala, de-a lungul timpului s-au dezvoltat multe modele decizionale. Fiecaruia i se pot aduce imbunatatiri si multe dintre acestea au aparut ca versiune optimizata a celor precedente. In orice caz existenta unui model da o anumita claritate si creste sansa luarii unor decizii mai potrivite situatiei la care se refera.

Prin diferenta cu modelul des intalnit al supunerii la vot de tip „Da” sau „Nu” pentru luarea unei decizii de grup, exista un model de decizie cu elemente consensuale care precizeaza mai bine pozitiile si integreaza mai bine contributiile fiecaruia. Acest model se numeste „Fist to Five” si functioneaza dupa cum urmeaza:

0. Pumnul (fist) – Sunt impotriva sau obiectez si blochez decizia. Sunt necesare schimbari majore ca sa o votez.

1. Aratatorul ridicat – Nu-mi place propunerea de decizie, abia o sustin, dar nu este chiar nu. Trebuie sa mai discutam anumite chestiuni si sa fie facute anumite schimbari.

2. Doua degete ridicate – Sunt destul de confortabil cu propunerea de decizie, dar as dori sa discutam unele schimbari minore.

3. Trei degete ridicate – Sunt partial de acord cu propunerea, dar totusi sustin aceasta propunere de decizie.

4. Patru degete ridicate – Este ok propunerea si cred ca va functiona.

5. Cinci degete ridicate (five) – Sustin propunerea cu toata puterea. Este cea mai buna decizie.

Un model clar, nuantat, transparent

Acest model decizional este relevant atunci cand o propunere a fost adusa in fata unui grup, a fost bine discutata si rafinata dupa cum este necesar si se voteaza pentru trecere.

Oamenii isi ridica mainile cu numarul de degete care indica nivelul lor de acord cu propunerea. Mainile sunt tinute foarte sus si camera este scanata de toti. In acest fel, toata lumea verifica tendinta generala si nu opiniile individuale.

Daca exista persoane care ridica pumnul sau un deget in sus, acestora li se poate cere sa vorbeasca despre obiectiile lor si sa ofere posibile solutii pentru a-si depasi obiectiile.

Se rezolva acest lucru, apoi se efectueaza un al doilea si ultim vot, care este votul final. O calitate scazuta a votului este indicata de numarul ridicat de 1, 2 si 3 degete, caz in care se ia o decizie ”intermediara” ale carei rezultate vor fi urmarite indeaproape si care va fi revizuita la o data precisa.

De la responsabilitate la asumarea ei

Daca votul se imparte intre cei care sustin si cei care sunt impotriva propunerii, fara o majoritate clara, chiar daca este un acord slab al grupului, membrii grupului stiu ca au mai mult de lucru si ca acordul nu este de durata. Sunt de asteptat controverse iar un plan pentru concilierea optiunilor polarizate trebuie conceput.

Spre deosebire de exprimarea optiunilor clare de tip ”Da” sau ”Nu” care lichideaza nuante si adopta sau respinge grosier aspecte care pot fi imbunatatite sau pastrate, modelul ”Fist to Five” introduce elemente calitative ale optiunii ”Da”. Pumnul (Fist) este ”Nu”, toate celelalte fiind fragmente de ”Da” sau ”Da” cu toata implicarea.

Luarea deciziei este si cantitativa si calitativa

Aceasta abordare decizionala muta decizia dinspre un vot cantitativ luat de majoritate spre un vot calitativ ceea ce conduce la o decizie analizata critic si mai bine fundamentata. In plus modelul ”Fist to Five” poate fi utilizat in luarea deciziilor consensuale ca o modalitate de a verifica coeziunea grupului si calitatea consensului.

Da, e greu sa fie toti de acord si totusi o decizie trebuie luata. Numai ca oamenii ale caror puncte de vedere diferite de majoritate nu au fost ascultate si sunt pusi sa treaca in implementare actiunile, nu vor avea o adeziune reala pentru a o face.

Un sef de departament sau de echipa fara adeziune la ce s-a decis, va avea ”o viteza in minus” la implementare sau chiar va sabota prin pasivitate implementarea deciziei. Prin urmare abordarea integrativa si masurata ajuta calitatea deciziei, acceptanta acesteia si creste probabilitatea reusitei la implementare.

Despre Constantin Magdalina

Constantin Magdalina are o experienta profesionala de 15 ani, timp in care a lucrat la companii multinationale, atat in tara cat si in strainatate. Constantin are un Master in Marketing si Comunicare la Academia de Studii Economice Bucuresti. Este certificat LeanSix Sigma si ITIL (IT Information Library®) ceea ce-i faciliteaza o buna intelegere a proceselor si transformarilor din cadrul organizatiilor. Pe de alta parte certificarea obtinuta de la Chartered Institute of Marketing ii completeaza expertiza de business. In cei peste 4 ani de activitate in cadrul unei companii din Big 4 a initiat si coordonat studii ce analizau aspecte legate de mediul de afaceri din Romania. Printre acestea se afla previziunile economice de crestere ale firmelor in 2013-2016, managementul cunostintelor, experienta de cumparare in era consumatorilor digitali, social media si mediul de afaceri romanesc, utilizarea dispozitivelor mobile in Romania. Este autor a numeroase articole cu teme legate de inovatie, eficientizarea proceselor de afaceri, social media, transformarea digitala, tendinte si tehnologii emergente. Este invitat ca vorbitor la numeroase evenimente si conferinte de business.

Autori

foto
CONSTANTIN MAGDALINA