Activitatea comerciantilor, cu exceptia catorva categorii, a fost grav afectata de restrictiile impuse in contextul pandemiei de COVID-19. In aceste conditii, utilizarea voucherelor poate reprezenta o modalitate de a creste vanzarile in perioada care urmeaza. Practica nu este una noua, insa, in conditiile distantarii sociale, cei mai multi comercianti s-au orientat tot mai mult catre comertul online, astfel ca punctele cadou si tichetele valorice au devenit instrumente frecvent folosite in atragerea clientilor. Utilizarea acestora, insa, presupune o serie de implicatii contabile si fiscale.
Cum contabilizam programele pentru mentinerea clientilor?
Din punct de vedere contabil, pot fi intalnite mai multe situatii in utilizarea voucherelor. O prima astfel de situatie este cea in care societatea acorda puncte cadou si tine o evidenta clara a acestora, in ceea ce priveste valoarea, termenele scadente, valoarea folosita si cea ramasa de utilizat. In acest caz, vanzarea punctelor-cadou trebuie sa se reflecte distinct in contabilitate, ca venit inregistrat in avans, si ulterior, pe masura folosirii voucherelor sau la scadenta, se recunoaste venitul aferent. Concomitent, societatea va constitui un provizion pentru costurile pe care estimeaza ca le va avea in contul voucherelor emise (taxe datorate statului).
Situatia este diferita cand societatea acorda puncte–cadou, de exemplu in functie de valoarea produselor cumparate, dar nu are posibilitatea sa tina o evidenta clara a lor. In acest caz, compania va inregistra ca venit suma totala in momentul acordarii lor si va constitui un provizion aferent costurilor estimate.
De asemenea, daca societatea acorda cupoane valorice (vouchere) sau tichete, va inregistra ca venit suma totala la momentul acordarii lor si, la fel ca in situatiile anterioare, va constitui provizion pentru obligatiile care ii revin in urma utilizarii acestor instrumente.
Societatea care acorda tichete valorice contra cost, spre exemplu sub forma cardurilor–cadou, va inregistra aceste tichete in cont distinct, de venituri inregistrate in avans, chiar la momentul incasarii contravalorii acestora. Ulterior, societatea va trece in contul de rezultate venitul aferent la momentul folosirii lor sau la scadenta, daca este cazul.
Provocarile fiscale ale utilizarii voucherelor
Indiferent de modalitatea aleasa de comercianti pentru a-si stimula vanzarile, acestia ar trebui sa tina cont si de implicatiile fiscale aferente. In acest sens, pentru a stabili un tratament fiscal corect, trebuie sa se tina cont de datele inregistrate in contabilitate.
Pe de o parte, orice venit obtinut de comercianti ca urmare a derularii unui astfel de program va fi impozitat, in functie de momentul recunoasterii acestuia. Este vorba inclusiv de cazurile in care voucherele sau punctele cadou expira, nefiind utilizate de clienti in perioada lor de valabilitate.
Pe de alta parte, avand in vedere ca vorbim de tranzactii strict legate de activitatea de retail, toate cheltuielile generate de aceste operatiuni vor putea fi deduse, fie ca este vorba de costuri cu imprimarea voucherelor, cheltuieli de promovare a noilor campanii de marketing sau acordarea de pachete de tip „1+1 gratis”. Insa este important de retinut ca, pentru a fi acceptate spre deducere de catre autoritatea fiscala, toate aceste cheltuieli trebuie sustinute cu documente corespunzatoare.
Lista documentelor necesare difera in functie de modalitatea aleasa pentru promovarea produselor, dar aceasta ar trebui sa cuprinda cel putin un regulament al campaniei de marketing derulate. In egala masura, comerciantii ar trebui sa aiba, pe cat posibil, o evidenta clara a voucherelor sau a punctelor cadou acordate, de preferat nominala, astfel incat sa se asigure ca detin controlul asupra costurilor aferente si pot demonstra oricand scopul lor de business.
O situatie speciala este cea a punctelor cadou in cazul carora nu se poate urmari in mod distinct termenul scadent sau valoarea acestora si este necesara contabilizarea unui provizion. Din punct de vedere fiscal, cheltuiala inregistrata la constituirea provizionului va fi considerata nedeductibila. Ulterior utilizarii sau expirarii punctelor cadou, provizionul se va anula, fiind inregistrat un venit neimpozabil.
Din perspectiva TVA, tratamentul fiscal al voucherelor se stabileste in functie de tipul acestora. Diferenta principala este data de momentul in care intervine obligatia firmei emitente de a colecta TVA.
Pentru acele vouchere cu scop unic, pentru care TVA datorata este cunoscuta la momentul emiterii (bunurile/serviciile sunt identificate si se poate determina cota de TVA aplicabila), obligatia de colectare a taxei intervine la momentul acordarii cuponului.
In acest caz este de mentionat faptul ca taxa va ramane colectata chiar daca voucherul respectiv nu este utilizat de catre client (a expirat si nu mai poate fi utilizat), ajustarea TVA colectata nefiind permisa.
In cazul voucherelor cu scop multiplu, pentru care valoarea TVA nu poate fi determinata pana la utilizarea efectiva de catre client, obligatia de colectare a TVA intervine in momentul utilizarii cuponului valoric. O astfel de situatie poate aparea, de exemplu, atunci cand voucherul poate fi utilizat pentru achizitionarea de bunuri/servicii pentru care se aplica cote diferite de TVA.
Asadar, modalitatea de emitere a voucherelor, respectiv optiunile de achizitie incluse in acestea (tipurile de bunuri/servicii care pot fi cumparate), precum si incadrarea corecta din perspectiva TVA, sunt extrem de importante.
Mai multe informatii si recomandari pentru companii legate de modul in care se pot pregati in contextul pandemiei de COVID-19 sunt disponibile in sectiunea dedicata de pe site-ul Deloitte Romania.
Pentru cele mai recente modificari legislative adoptate in contextul coronavirus, expertii Reff & Asociatii au creat si vor actualiza in permanenta o sectiune dedicata, disponibila aici.
