Conformitatea cu reglementarile se refera la respectarea legilor si reglementarilor impuse companiilor de guvern si autoritatile de reglementare pentru o buna functionare a industriilor in care activeaza, pentru a reduce expunerea la risc in sectoarele vitale pentru economie, reducerea coruptiei, fraudelor si practicilor neconcurentiale. Companiile trebuie sa identifice toate legile si reglementarile aplicabile care le afecteaza afacerea si sa recunoasca, sa evalueze si sa atenueze orice risc privind neconformitatea, pentru a minimiza un potential prejudiciu financiar, dar si reputational.
De altfel, potrivit celui mai recent raport CEO Survey, 68% dintre directorii generali din Romania spun ca reglementarile guvernamentale sunt unul dintre principalii factori care influenteaza modul in care companiile din Romania genereaza valoare si care impun transformarea acestora pentru a ramane viabile si peste zece ani.
Ce implica o investigatie de reglementare si cum trebuie sa se pregateasca organizatiile?
O investigatie de reglementare este o ancheta oficiala efectuata de o institutie a statului sau de un organism de reglementare pentru a examina eventualele incalcari ale legilor sau regulilor de catre companii sau anumite sectoare. Investigatiile pot fi declansate de diverse evenimente, inclusiv autodenunturi, plangeri din partea consumatorilor sau a concurentilor, nereguli in raportarea financiara, rapoarte ale avertizorilor de integritate sau pur si simplu in cadrul unor activitati obisnuite de monitorizare si supraveghere ale autoritatilor de reglementare.
Ca raspuns la nerespectarea normelor, autoritatile de reglementare utilizeaza o serie de masuri adaptate la gravitatea si natura incalcarilor constatate. In cazul incalcarilor minore, autoritatile de reglementare pot emite avertismente, pot oferi indrumari pentru remediere sau pot aplica amenzi, dar pot ajunge si la masuri drastice precum suspendarea sau retragerea autorizatiilor de functionare. Raspunsul unei autoritati de reglementare va reflecta circumstantele specifice legate de neconformitate, dar va fi influentat si de modul in care compania investigata este transparenta si coopereaza pe parcursul procesului.
In cazul in care o companie se confrunta sau anticipeaza o investigatie de reglementare, modul in care raspunde si participa pe durata investigatiei este crucial pentru a asigura un proces echitabil si transparent si pentru a minimiza pierderile comerciale si reputationale. Exista cateva recomandari importante ce pot fi considerate de companii aflate in aceasta situatie.
Intelegerea scopului si contextului investigatiei cu focus pe intelegerea prioritatilor, autoritatilor de reglementare si daca aceasta investigatie este raspandita la nivelul intregii industrii din care face parte compania.
Identificarea, pastrarea si documentarea informatiilor relevante care pot avea legatura cu ancheta. Acestea includ e-mailuri, contracte, inregistrari financiare, due diligence si orice alte informatii pertinente.
Stabilirea un protocol de comunicare interna si pastrarea unei evidente clare a informatiilor care au fost furnizate.
Infiintarea unei echipe dedicate care sa se ocupe de procesul de investigare si sa aiba grija de personalul implicat in ancheta. Componenta echipei ar trebui sa aiba competente care sa ajute in natura investigatiei si in aspectele de reglementare specifice implicate. Trebuie luat in considerare angajarea unei expertize independente in domeniu, cum ar fi consultanti de tip forensic si avocati cu expertiza relevanta.
Efectuarea unei investigatii interne, deoarece aceasta poate contribui la identificarea timpurie a problemelor; intelegerea amplorii problemei; conservarea probelor; reducerea riscurilor juridice, financiare si de reputatie; comunicarea cu autoritatile de reglementare; prevenirea repetarii evenimentelor; luarea deciziilor strategice; si increderea angajatilor si a partilor interesate.
Elaborarea unei strategii de colaborare cu autoritatea de reglementare intr-un mod transparent si profesionist si o pregatire temeinica pentru interviuri si controalele la sediu. Cereti sfatul avocatilor inainte de a furniza orice informatii unei autoritati de reglementare sau de a accepta sa participati la interviuri.
Gestionarea cu atentie a comunicarii externe si informarea permanenta a auditorului despre evolutia investigatiei. De considerat stabilirea unui plan de comunicare pentru a adresa solicitari de la investitori, clienti sau media.
Implementarea prompta a actiunilor corective in cazul in care investigatia dezvaluie zone in care trebuie imbunatatita conformitatea. Analizarea impreuna cu consilierul juridic toate constatarile autoritatii de reglementare si analizati pasii urmatori, inclusiv eventualele cai de atac sau obiectii la o decizie negativa.
Monitorizarea continua a conformitatii pentru a evita viitoare probleme similare in viitor. De avut in vedere sesiuni de instruire a angajatilor si revizuirea setului de controale interne.
Disponibilitatea datelor si utilizarea tehnologiei in toate aspectele unei organizatii fac din detectarea si corectarea in timp real a incalcarilor conformitatii cea mai buna solutie.
Organizatiile mari care opereaza in mai multe state, in special, se confrunta cu o provocare constanta in ceea ce priveste respectarea cerintelor complexe de reglementare - ceea ce conduce la o abordare reactiva.
Ce a insemnat anul 2023 in termeni de controale si sanctiuni din partea autoritatilor de reglementare din Romania?
Rapoartele a patru institutii de reglementare analizate de PwC, respectiv Banca Nationala a Romaniei (BNR), Autoritatea de Supraveghere Financiara (ASF), Consiliul Concurentei si Directia de Investigare a Infractiunilor de Criminalitate Organizata si Terorism (DIICOT), arata derularea de actiuni de control si monitorizare din care au rezultat sanctiuni importante.
Spre exemplu, BNR a desfasurat 39 de actiuni de supraveghere la nivelul institutiilor de credit si sucursalelor din Romania ale institutiilor de credit straine, institutiilor financiare nebancare, institutiilor de plata si institutiilor emitente de moneda electronica, pentru identificarea unor aspecte de risc, neconforme cadrului de reglementare in domeniul prevenirii spalarii banilor si a finantarii terorismului si celui in vigoare in materia implementarii sanctiunilor internationale. Au fost dispuse un numar de 22 de ordine de masuri pentru remedierea deficientelor si au fost constatate si aplicate 17 sanctiuni administrative, dintre care 7 avertismente si 9 amenzi, in valoare de 500 000 lei, iar o institutie financiara nebancara a fost radiata din cauza nerespectarii cerintelor legislative in materie prudentiala.
ASF a aplicat in total 265 de sanctiuni si masuri administrative organizatiilor de pe piata asigurarilor si reasigurarilor, pensii private si sectorul instrumentelor si investitiilor financiare, din care 115 amenzi contraventionale cu o valoare de 3,58 milioane lei si trei retrageri de autorizatii de functionare.
In ceea ce priveste Consiliul Concurentei, in 2023, autoritatea a declansat 24 de investigatii privind posibile incalcari ale Legii concurentei, cele mai multe din ultimii 12 ani, in domenii precum distributia energiei electrice, piata serviciilor bancare de creditare pentru persoanele fizice, producerea si/sau comercializarea uleiului de floarea soarelui, zaharului si untului, piata pieselor auto sau piata lucrarilor de intretinere a drumurilor nationale si autostrazi. De asemenea, autoritatea de concurenta a finalizat 14 investigatii in urma carora a aplicat amenzi in valoare totala de 160 milioane lei (32,1 milioane euro), din care 77% reprezinta sanctiuni aplicate pentru intelegeri intre companii.
DIICOT a raportat o crestere de aproximativ 24% a cazurilor noi de urmarire penala inregistrate in 2023 fata de 2022.
