Ascendis a reusit sa stimuleze creativitatea angajatilor si sa accelereze procesele interne, printr-o comunicare interna libera si informala dar in egala masura captivanta si foarte productiva.
[#https://www.microsoft.com/ro-ro/business/customer-success-stories/#]
Despre organizatie
Cu o vechime de 15 ani pe piata locala, Ascendis a devenit in ultimii 10 ani una dintre cele mai specializate companii in procesele de dezvoltare organizationala. Portofoliul de servicii Ascendis include: consultanta in domeniul HR, evaluare de personal, team building, managementul proceselor si al performantei, precum si consultanta si certificare pentru sistemul de Six Sigma. Complementar, Ascendis detine 50% dintr-o companie care deruleaza cursuri de limbi straine, focalizate pe imbunatatire profesionala si dezvoltare individuala. In general, Clientii Ascendis fac parte din Top 500 companii romanesti si sunt organizatii care acorda o mare valoare capitalului uman si investesc in procesul de perfectionare a resurselor umane. Din 2012, Ascendis opereaza si in Republica Moldova.
Ca structura interna, Ascendis are o echipa formata din 35 de consultanti si facilitatori, care activeaza intr-un sistem cvasi antreprenorial, precum si 12 angajati pentru dezvoltare continut, suport si logistica. Echipa este localizata in 5 birouri regionale (Bucuresti, Timisoara, Cluj, Brasov, Craiova, Iasi) insa consultantii si trainerii isi deruleaza activitatea cu precadere la sediile clientilor. Anual, Ascendis presteaza aproximativ 1500 zile de consultanta si training, la care participa 10-12.000 de cursanti din peste 140 de companii. Pentru 2012, cifra de afaceri a companiei a depasit 4 milioane Euro.
Cerinte de business. Situatia initiala
Activitatea Ascendis implica o colaborare permanenta intre cei 35 de traineri, a caror activitate se deruleaza la sediile clientilor si echipa din back office care asigura suportul necesar si producerea continutului. Proiectele sunt gestionate cu echipe eterogene (vanzari, training, generare continut, logistica), prin urmare necesitatea unei platforme de partajare a continutului si cunostintelor este critica. Chiar daca pentru sustinerea activitatii Ascendis foloseste mai multe instrumente profesionale de Project Management, acestea nu stimuleaza colaborarea si exploatarea creativitatii, elemente esentiale pentru dezvoltarea afacerii.
‘’Lucram exclusiv pe baza de proiecte, in jurul carora construim echipe dedicate, ce includ 5 pana la 12 persoane, pentru gestionarea unor activitati diverse, de la vanzare si implementare pana la follow-up. Echipele din cadrul Ascendis deruleaza un lucru colaborativ intens, cu precadere pe telefon si e-mail insa aceste instrumente sunt destul de invazive, mai ales daca avem in vedere ca o buna parte din timp, consultantii si trainerii sunt prezenti in salile de curs si nu sunt disponibili pentru o comunicare directa’’, afirma Andrei Gosu, Director General Ascendis. Prin urmare, managementul Ascendis a definit cerintele de business pentru utilizarea unei platforme care sa permita partajarea continutului aferent proiectelor, dezbaterea libera a acestuia, precum si diseminarea rapida a rezultatelor, in cadrul intregii organizatii.
Solutia. Alegerea si utilizarea Yammer
Ascendis a descoperit Yammer inca din 2012, insa platforma a fost folosita izolat, de cativa membri ai echipei, in regim gratuit. Prin urmare, exista o experienta de utilizare a Yammer in cadrul organizatiei insa Ascendis nu conturase o strategie coerenta si nici nu identificase beneficiile reale. In august 2013, pe fondul intensificarii cerintelor interne si a exploziei de utilizare a retelelor sociale publice, managementul Ascendis a decis trecerea la un cont Premium si integrarea Yammer in strategia de comunicare si colaborare interna a organizatiei. ‘’In 2013 am decis ca trebuie sa investim in Yammer, atat resurse financiare cat mai ales timp si atentie. Astfel, am trecut la o versiune platita si am alocat doua persoane pentru definirea conturilor angajatilor si generarea primului impuls. Mai mult, deoarece Yammer ofera control deplin asupra continutului, am trasat si o strategie de utilizare, care sa respecte cultura noastra de organizatie’’, afirma Andrei Gosu.
Ascendis a ales Yammer deoarece platforma sustine creativitatea oamenilor si permite validarea rapida a unor experiente si diseminarea acestora in cadrul echipei. Astfel, experientele pozitive pot fi multiplicate rapid, ceea ce contribuie la dezvoltarea afacerii si cresterea veniturilor. ‘’Adoptarea Yammer in cadrul Ascendis a venit pe siajul generat de social media in ultimii ani, ceea ce a dus la o implicare voluntara a echipei si la o generalizare imediata a noului mod de colaborare’’, mai afirma Andrei Gosu. Managementul Ascendis a analizat si alte solutii insa o platforma traditionala de lucru colaborativ si content management era prea formala si rigida pentru a stimula creativitatea si implicarea voluntara, iar utilizarea unor retele sociale publice, precum LinkedIn sau Facebook nu oferea controlul, intimitatea si confidentialitatea unei comunitati interne.
In mod curent, in cadrul Ascendis sunt 40 de utilizatori ai platformei Yammer si 2 administratori care genereaza conturile, grupurile sau comunitatile noi si asigura pastrarea directiei si obiectivelor definite de companie. Echipa genereaza zilnic interactiuni, iar utilizarea este strict profesionala. ‘’Yammer este pentru noi un Facebook folosit doar in interiorul companiei. Se propaga natural, stimuleaza implicarea si creativitatea echipei fara sa fie invaziv si formal ca e-mailul, spre exemplu. Mai mult, cu Yammer, intreg continutul ramane in organizatie, fiind accesat intr-un mod confidential si securizat, ceea ce conteaza foarte mult in mediul corporate’’, considera Andrei Gosu.
Beneficiile
Deoarece imbunatateste comunicarea si colaborarea, Yammer a devenit pentru Ascendis un accelerator al proceselor interne, de la creare de continut pana la vanzari. Mai mult, colaborarea specifica retelelor sociale a dus la generalizarea utilizarii Yammer la doar o luna dupa achizitie. Prin urmare, beneficiile sunt consistente, transcend intreaga organizatie si se regasesc inclusiv in relatiile cu clientii si partenerii.
Accelerarea fluxurilor de lucru si cresterea productivitatii echipei
Yammer permite partajarea imediata a informatiilor, colectarea rapida a feedback-lui si promovarea virala a exemplelor de bune practici, prin urmare angajatii Ascendis pot identifica si exploata mai usor orice oportunitate de vanzare. ‘’Yammer ne ajuta sa crestem viteaza de derulare a proceselor de afaceri pentru ca imbunatateste comunicarea interna si ne asaza pe toti in jurul unei mese virtuale la care schimbam permanent idei, identificam oportunitati si livram clientilor cele mai atractive propuneri de colaborare. Astfel, am reusit sa recuperam investitia in Yammer la doar o luna dupa achizitie’’, afirma Andrei Gosu, Director General Ascendis.
Replicarea rapida a proiectelor de succes prin informarea imediata a tuturor persoanelor interesate
Prin structura organizationala, Ascendis stimuleaza initiativa si spiritul antreprenorial, prin urmare, toti membrii echipei sunt foarte interesati sa identifice, prin Yammer, experientele pozitive si succesul profesional al colegilor, pe care sa le reproduca in relatia cu alti clienti.
Extinderea mobilitatii prin pastrarea permanenta a contactului dintre angajati si organizatie
Cea mai mare parte a echipei Ascendis nu are un birou fix pentru desfasurarea activitatii, prin urmare Yammer reprezinta singura modalitate de a fi in contact cu restul colegilor, de a participa la discutii si a schimba idei. Yammer permite implicarea in conversatii si comunitati oriunde si oricand si elimina riscul izolarii lucratorilor mobili de activitatea companiei.
Cresterea oportunitatilor de dezvoltare prin imbunatatirea permanenta a proiectelor in derulare
Yammer ajuta la obtinerea rapida a feedback-lui si adaugarea unor idei inovatoare la orice tip de continut deja existent. ‘’Yammer pune in lumina creativitatea si inovatia angajatilor, care pentru Ascendis sunt cele mai importante mijloace de productie’’, afirma Andrei Gosu.
Pentru Ascendis, utilizarea Yammer este la inceput, iar planurile de extindere sunt numeroase. Pe termen scurt, vor fi create comunitati de utilizatori, fosti sau actuali cursanti care sa se alature Ascendis in mediul virtual pentru pastrarea contactelor si permanentizarea demersului de pregatire a resurselor umane. De asemenea, exista oportunitatea cooptarii clientilor in reteaua Yammer pentru o dezbatere si analiza comuna a modului de colaborare si parteneriat.
‘’Impactul major al utilizarii Yammer in cadrul Ascendis este la nivelul cresterii productivitatii. Informatiile de valoare obtinute in urma interactiunilor personale cu clientii nu se mai pierd ci dimpotriva sunt diseminate rapid in cadrul intregii echipe si exploatate pentru castigarea de noi contracte si clienti’’, explica Andrei Gosu, Director General Ascendis.
‘’Yammer este prin excelenta un accelerator al proceselor de business’’, declara Andrei Gosu, Director General Ascendis.
