RO e-Factura pentru persoane fizice – cum functioneaza si care sunt implicatiile asupra partenerilor de afaceri

Sistemul RO e-Factura a fost extins, de la inceputul acestui an, si asupra persoanelor fizice care desfasoara activitati economice cu caracter de continuitate, in baza CNP (cum ar fi operatorii foto/video, influencerii, prestatori de servicii diverse). Astfel, contribuabilii din aceasta categorie trebuie sa se inregistreze in registrul RO e-Factura si sa transmita toate facturile aferente activitatilor prestate catre beneficiari prin intermediul sistemului. Important este faptul ca, in caz de neconformare, consecintele nu sunt suportate doar de contribuabilii in cauza, ci si de partenerii lor de afaceri.

Prevederea care obliga persoanele fizice implicate in activitati economice sa utilizeze sistemul RO e-Factura este cuprinsa in „Ordonanta trenulet” (OUG 89/2025 pentru modificarea si completarea Codului fiscal), adoptata de guvern la finalul anului trecut, si a intrat in vigoare la data de 15 ianuarie 2026. Ulterior, a fost publicat si ordinul de aprobare a procedurii de inregistrare (Ordinul 59/2026), care prevede ca toti contribuabilii din categoria mentionata care se identifica fiscal prin CNP trebuie sa se inregistreze in registrul RO e-Factura, inainte de a incepe desfasurarea activitatilor economice, prin depunerea formularului 082.

In termen de trei zile de la depunerea formularului, autoritatile fiscale vor efectua inregistrarea contribuabilului in sistem, iar ulterior acesta trebuie sa transmita facturile aferente catre beneficiari (persoane juridice impozabile sau persoane neimpozabile – B2B sau B2C), prin intermediul RO e-Factura.

Sanctiuni pentru neconformare

In cazul in care contribuabilul din categoria vizata nu se inregistreaza si nu transmite facturile in format electronic prin sistemul RO e-Factura, este pasibil de sanctiuni, fie de 15% din valoarea totala a facturilor (in cazul tranzactiilor B2B), fie cu amenda cuprinsa intre 1.000 si 2.500 de lei (in cazul tranzactiilor B2C).

De asemenea, vor fi afectate companiile care colaboreaza cu astfel de furnizori/prestatori si accepta facturi transmise prin alte metode, dat fiind ca acestea sunt obligate sa le solicite colaboratorilor lor sa transmita facturile prin intermediul RO e-Factura. Societatile care inregistreaza in contabilitate cheltuieli in baza altor facturi decat cele primite prin sistemul RO e-Factura (cum ar fi cele clasice, in format pdf) ar putea fi sanctionate cu amenzi reprezentand 15% din valoarea respectivelor facturi.

Asadar, aceste prevederi noi in materie de facturare electronica ar putea sa conduca la implicatii importante atat pentru furnizorii care se identifica fiscal prin CNP, cat si pentru companiile care colaboreaza cu acestia. In aceste conditii, beneficiarii facturilor care sunt persoane juridice impozabile trebuie sa isi revizuiasca listele de furnizori si, daca este cazul, sa ii notifice pe acestia cu privire la noile obligatii referitoare la facturarea electronica.

Modificari pentru persoanele juridice

Dincolo de noutatile introduse in cazul facturilor emise de persoanele fizice, OUG 89/2025 aduce o serie de modificari si pentru peroanele juridice, in legatura cu facturarea electronica. Astfel, de la 1 ianuarie 2026, prin sistemul RO e-Factura trebuie transmise si facturile emise de persoanele juridice impozabile stabilite in Romania, pentru livrarile de bunuri si prestarile de servicii efectuate in tara catre persoane juridice impozabile care nu au un sediu fix in Romania, dar sunt inregistrate aici in scopuri de TVA. Anterior, facturile aferente unor astfel de tranzactii erau exceptate de la regula. In schimb, raman exceptate bonurile fiscale care indeplinesc conditiile unei facturi simplificate, dar si facturile emise pentru livrarile intracomunitare de bunuri, pentru care beneficiarul comunica un cod de inregistrare in scopuri de TVA din alt stat membru.

In plus, termenul limita pentru transmiterea facturilor in sistemul RO e-Factura s-a modificat si este de cinci zile lucratoare (fata de cinci zile calendaristice, anterior) de la data emiterii facturii, dar nu mai tarziu de cinci zile lucratoare de la data limita prevazuta pentru emiterea facturii, conform legislatiei in vigoare.

In concluzie, anul 2026 a inceput cu o serie de schimbari importante in legatura cu utilizarea sistemului RO e-Factura, de care contribuabilii trebuie sa tina cont, astfel incat sa evite sanctiunile de neconformare, care ii pot afecta atat pe ei, cat si pe partenerii de afaceri.