Solutia de gestiune financiar contabila utilizata de RINF Temps oferea si cateva functionalitati simple de Resurse Umane (HR) insa cu totul nesatisfacatoare pentru dimensiunea activitatii.
[#https://www.microsoft.com/ro-ro/business/customer-success-stories/#]
Prin urmare, angajatii din cadrul diviziei Financiar si Operatiuni se bazau foarte mult pe fisiere de tip Microsoft Excel in care gestionau toate informatiile despre angajati si proiectele pe care acestia erau alocati. Patru angajati ai diviziei se ocupau exclusiv de prelucrarea datelor. Evident, situatia genera un volum ridicat de munca manuala, ceea ce inducea intarzieri si erori frecvente in manipularea datelor. Analizele pe aceste date erau dificile, iar urmarirea activitatii pe centre de cost si profit sau pe alti indicatori economici mai rafinati erau practic imposibile.
Cerinte de business. Situatia initiala
“Pana la sfarsitul anului 2013 am folosit un instrument generic de gestiune financiara, care insa nu oferea suport pentru derularea activitatilor specifice de HR si, prin urmare, depuneam un volum ridicat de munca manuala in procesarea datelor si documentelor aferente. Aceasta situatie genera dificultati si intarzieri in obtinerea oricarui tip de raport sau analiza a activitatii, un risc ridicat de aparitie a erorilor si inevitabil, costuri operationale ridicate”, afirma Nicoleta Nedelcu, Business Operations Director, Divizia Financiar si Operatiuni RINF Temps.
In mod evident, nici nu se punea problema obtinerii rapoartelor in timp real sau a unei gestiuni facile pe centre de cost si profit. Complementar, procesarea salariilor in functie de alocare, incarcare, drepturi etc era dificila si inducea intarzieri. Dupa o serie de analize interne, echipa de management a RINF a ajuns la concluzia ca este nevoie de o solutie performanta care sa asigure vizibilitate si control asupra activitatii si care sa poate livra in timp util toate analizele necesare.
Solutia
Decizia de implementare a unei solutii fiind luata, o echipa a RINF Temps a inceput analiza pietei pentru identificarea furnizorului potrivit. Procesul de cautare si evaluare a durat cateva luni si a implicat discutii, prezentari, verificarea referintelor precum si o analiza de tip SWOT pe fiecare dintre cei 6 furnizori prezenti pe lista finala.
Complementar, membrii echipei au participat la evenimente si prezentari pentru a putea fundamenta cerintele si functionalitatile necesare din aceasta solutie. Din lista scurta de furnizori, RINF Temps a ales solutia Synergyzer Payroll (SYP), un add-on de Human Resources Management implementat peste Microsoft Dynamics NAV, ca solutie de gestiune a resurselor (Enterprise Resources Planning sau ERP).
SYP este un add-on proprietar Synergizer, dezvoltat pentru piata locala si certificat pentru implementare alaturi de Microsoft Dynamic NAV. “Synergyzer Payroll ne-a oferit exact functionalitatile de care aveam nevoie, deoarece solutia permite: grile de salarizare diferite, calcul salarial atat in lei cat si in valuta, simulari de calcul salarial, estimari de costuri, incadrare in diferite bugete, calcul salarial pe centre de cost, politici salariale diferite pentru clienti diferiti etc iar Dynamics NAV a fost a fost, de asemenea, un element atractiv prin facilitatile integrate de gestiune financiar contabila pe care le ofera”, mai afirma Nicoleta Nedelcu.
Derularea proiectului
Cu suport din partea Synergizer, RINF Temps a implementat solutia foarte repede, in noiembrie 2013, la doar o luna de la semnarea contractului intrand deja in exploatare. O echipa comuna a gestionat analiza functionalitatilor, migrarea bazei de date, definirea rapoartelor si a indicatorilor de performanta etc.
Integrarea dintre Microsoft Dynamics NAV si SYP este totala, ceea ce implica un design comun, o baza de date unica, aceleasi concepte de personalizare, ecrane, panouri de navigare etc. Solutia este utilizata in cadrul Diviziei Financiar si Operatiuni, pe baza drepturilor de acces la nivel de angajat. Rapoartele sunt accesibile si altor categorii de angajati. Datele financiar-contabile sunt procesate in Microsoft NAV, iar gestiunea specifica de HR la nivelul add-onului SYP. Cele doua solutii folosesc o baza de date comuna, Microsoft SQL. Ca licentiere, RINF Temps a ales versiunea Microsoft Dynamics NAV 2013.
Beneficiile
Avand in vedere profilul de activitate, efectele utilizarii Microsoft Dynamics NAV si a Synergizer SYP in cadrul RINF Temps au fost rapide si vizibile: RINF Temps obtine rapoartele manageriale in timp real, a eliminat intarzierile si erorile la nivelul procesarii salariilor si bonusurilor si a imbunatatit relatiile cu clientii. Printre beneficiile inregistrate se regasesc:
Reducerea costurilor prin eliminarea unui volum ridicat de munca manuala
Microsoft Dynamics NAV si Synergizer SYP folosesc o baza de date comuna, iar toate informatiile sunt preluate si procesate automat cu minima interventie umana. Anterior, 2-3 persoane din cadrul Departamentului Operatiuni se ocupau exclusiv de colectarea datelor, introducerea acestora in documente de tip Excel si ulterior procesarea datelor, inclusiv pentru calculele salariale ale celor 400 de angajati.
“In urma proiectului, am eliminat o mare parte din procesarea manuala a datelor. Personalul din acest departament a fost alocat catre alte activitati mai productive pe segmentul de fidelizare a relatiilor cu clientii”, spune Nicoleta Nedelcu.
Eliminare erorilor la manipularea datelor prin automatizarea proceselor de preluare si prelucrare
Datele de HR si salarizare sunt foarte sensibile, prin urmare chiar si o greseala minora poate avea un impact semnificativ daca se intampla la calculul bonusurilor sau al ratingului angajatilor. Prin utilizarea Dynamics NAV si SYP, aceste riscuri au fost eliminate complet, deoarece interventia umana asupra datelor (copiere, filtrare, analiza etc) este minima.
Cresterea satisfactiei angajatilor
Procesarea automata in SYP a documentelor de HR si salarizare a dus rapid la cresterea transparentei in relatie cu angajatii prin informarea punctuala a acestora si eliminarea erorilor.
De asemenea, fluturasii de salariu pentru cei 400 de angajati sunt livrati in format electronic.
Imbunatatirea raportarii catre autoritati: Oficiul Fortelor de Munca si Institutul National de Statistica
Rapoartele periodice cerute de legislatia in domeniul fortei de munca sunt generate automat si intr-o maniera transparenta, ceea ce elimina intarzierile si riscurile induse spre nerespectarea legislatiei.
Sustinerea dezvoltarii companiei pe termen lung
Cu ajutorul solutiei Microsoft Dynamics NAV/Synergizer SYP, RINF TEMP poate gestiona un volum de activitate mai mare fara angajarea sau contractarea unor resurse suplimentare, ci doar pe baza cresterii productivitatii echipei actuale.
“Utilizarea solutiei Microsoft Synergizer ne permite o crestere a volumului de activitate cu cca 60% in urmatorii doi ani fara investitii majore la nivel operational”, mai afirma Nicoleta Nedelcu, Business Operations Director, Divizia Financiar si Operatiuni RINF Temps.
