Pandemia ne-a adus magazinele in casa. Curierii au devenit la fel de cunoscuti ca vecinii, iar comertul online a inflorit. Internetul a facut din factorul timp un indicator care orienteaza click-ul achizitiei produselor/serviciilor. In acelasi timp, Internetul a facut imbunatatiri remarcabile ale proceselor de business, fie ele de marketing, vanzari, lant furnizor sau financiar. Interactiunile de marketing directe cu publicul tinta, eficientizarea procesului de vanzare, procesarea rapida a comenzilor, facturarea instantanee, sunt exemple usor de remarcat ale rolului pe care Internetul il joaca in eforturile de imbunatatire a proceselor.
Eficienta ciclului proceselor in abordarea Lean
Concentrarea comertului si serviciilor online pe eficienta ciclului procesului ca masura a vitezei de executie este primul pas pentru intelegerea relevantei abordarii Lean. Eficienta ciclului procesului este data de raportul dintre timpul cu valoare adaugata pentru client si timpul total scurs pana ii ajunge comanda sau acceseaza serviciul, dupa caz.
Un proces Lean are o eficienta a ciclului procesului de 25% sau mai mult. Majoritatea proceselor de afaceri nu sunt Lean. Aproximativ 20% dintre activitati contribuie la 80% dintre pierderile/ineficientele din proces.
De aceea unul dintre obiectivele principale ale Lean este cresterea vitezei procesului prin eliminarea activitatilor fara valoare si a pierderilor din proces.
Tehnologii care ajuta imbunatatirea proceselor
Utilizarea Internetului a permis o imbunatatire a procesului de afaceri prin schimbarea timpilor de procesare si livrare a unei comenzi. In mod similar, exista o serie de alte tehnologii care ajuta la eforturile de imbunatatire a proceselor, cum ar fi Internetul.
Iata 5 dintre aceste tehnologii si exemple care arata modul in care acestea ajuta la imbunatatirea Lean:
1. Scanarea si digitizarea documentelor
Stocarea pe computer a devenit atat de ieftina incat multe companii scaneaza si digitizeaza majoritatea documentelor oficiale care vin sub forma de hartie. Acestea pot fi contracte sau facturi de la furnizorii de servicii, consumabile sau materii prime. Ulterior, acest proces permite circulatia versiunii digitale a documentelor, mai degraba decat miscarea generatoare de pierderi a hartiei fizice in intreaga companie. Digitalizarea permite, de asemenea, proceselor sa se deruleze fara efort, facand posibil ca angajatii din birouri aflate la distante mari sa participe la acelasi flux de lucru.
2. Sistemele de management al documentelor
Aceste sisteme permit unei companii sa execute procese de afaceri care necesita colaborare intre zone geografice si chiar continente. Permit persoanelor din orase sau tari diferite sa lucreze in colaborare la un proces de afaceri, asigurandu-se ca schimbarile pe care le fac sunt realizate intr-un mod ordonat si nu se pierde nimic in timpul colaborarii.
Sistemele de gestionare a documentelor permit extragerea documentelor pentru editare si necesita reintroducerea lor odata ce sunt finalizate. Astfel, modificarile facute de persoane diferite pe acelasi document nu se pierd. In multe procese de afaceri, acest lucru are potentialul de a elimina pierderile din cauza miscarii si, cel mai important, a calitatii implicarii in colaborare. In absenta unor astfel de sisteme, se poate cheltui mai mult timp pentru trimiterea documentelor inainte si inapoi prin e-mail si coordonarea modificarilor aduse acelorasi documente de catre persoane diferite.
3. Automatizarea sistemelor de lucru
Multe procese de afaceri sufera de plimbarea fizica a hartiei de la birou la altul. Cand o bucata de hartie ajunge pe urmatorul birou, asteapta in spatele altor documente de lucru care au sosit inaintea ei. Sistemele automate de flux de lucru pot mentine procesul in miscare, lansand alerte daca anumite documente au asteptat prea mult timp si redirectionandu-le catre altii daca cineva este ocupat. Ele ofera, de asemenea, vizibilitate asupra blocajelor exacte sau potentiale intr-un proces de afaceri, facilitand eforturile de imbunatatire a procesului Lean pentru a le rezolva sau preveni.
4. Sisteme CRM/Sisteme de intrebari frecvente cu auto-accesare
Multe companii au modulul de management al relatiilor cu clientii (CRM) ca parte a site-ului lor web. Un client se poate autentifica si poate crea online un tichet pentru o solicitare de asistenta sau serviciu, in loc sa vorbeasca cu un reprezentant de asistenta pentru clienti la telefon.
Multe companii folosesc sectiuni cu intrebari frecvente (FAQ) pe site-urile lor web conectate la niste librarii de intrebari care au raspunsuri predefinite si unde clientii pot vedea daca problema lor a fost intampinata de alti clienti si care a fost solutia, in acele cazuri. Aceste sisteme permit accelerarea proceselor de asistenta si servicii pentru clienti. Sunt convenabile pentru clientii finali, deoarece sunt disponibile pe internet, non-stop, oferind un serviciu mai bun decat atunci cand se realizeaza prin telefon.
5. Aplicatii de monitorizare si masurare a procesului de afaceri
Eforturile Lean de imbunatatire a unui proces sunt, de obicei, foarte orientate catre anumiti pasi. Principiul lui Pareto se aplica si proceselor de afaceri: 80% din blocajele si imbunatatirea lor provin de obicei din 20% din pasii unui proces de afaceri. Solutiile de monitorizare si masurare a proceselor de afaceri pot oferi o idee buna despre unde sunt aceste blocaje. Mai important, acestea le permit managerilor sa se asigure ca nivelurile de servicii necesare pentru etapele individuale ale procesului sunt indeplinite astfel incat intregul proces sa functioneze optim.
In concluzie
Eforturile Lean de imbunatatire a proceselor au scopul de a creste viteza acestora si de a imbunatati eficienta ciclului procesului. O serie de noi tehnologii informationale ofera promisiunea optimizarii proceselor prin utilizarea lor adecvata. Ele fac acest lucru prin reducerea semnificativa a pierderilor sub forma transportului inutil, timpilor de asteptare si introducerea manuala a datelor. Cu ajutorul Lean companiile isi elimina excesul birocratic, isi tonifica procesele si devin mai competitive.
Despre Constantin Magdalina
Constantin Magdalina are o experienta profesionala de 15 ani, timp in care a lucrat la companii multinationale, atat in tara cat si in strainatate. Constantin are un Master in Marketing si Comunicare la Academia de Studii Economice Bucuresti. Este certificat LeanSix Sigma si ITIL (IT Information Library®) ceea ce-i faciliteaza o buna intelegere a proceselor si transformarilor din cadrul organizatiilor. Pe de alta parte certificarea obtinuta de la Chartered Institute of Marketing ii completeaza expertiza de business. In cei peste 4 ani de activitate in cadrul unei companii din Big 4 a initiat si coordonat studii ce analizau aspecte legate de mediul de afaceri din Romania. Printre acestea se afla previziunile economice de crestere ale firmelor in 2013-2016, managementul cunostintelor, experienta de cumparare in era consumatorilor digitali, social media si mediul de afaceri romanesc, utilizarea dispozitivelor mobile in Romania. Este autor a numeroase articole cu teme legate de inovatie, eficientizarea proceselor de afaceri, social media, transformarea digitala, tendinte si tehnologii emergente. Este invitat ca vorbitor la numeroase evenimente si conferinte de business.
