In ultimii ani, tehnologia a revolutionat multe domenii, iar activitatea juridica nu face exceptie, fie ca vorbim de guvernanta corporativa, de automatizarea fluxului de contractare, de managementul echipelor sau chiar de zona de litigii.
Potrivit celei mai recente editii a raportului „New Roads to Dispute Resolution”, realizat de Deloitte Legal la nivel global, inclusiv in Romania, directorii juridici romani sunt increzatori si deschisi la folosirea solutiilor de tehnologie in activitatea lor recurenta. Astfel, opt din zece respondenti investesc in digitalizarea practicii de litigii (78%), iar preferintele acestora sunt centrate pe solutii de tip software pentru imbunatatirea analizei necesare intr-un litigiu (53%), solutii de evaluare a riscurilor prezentate de dispute (47%) si solutii de gestionare a portofoliului de litigii (44%).
Care sunt avantajele utilizarii tehnologiei in cadrul departamentelor juridice?
Asa cum arata si studiul, tehnologia este pentru departamentele juridice un catalizator al imbunatatirii modului de gestionare si raportare a litigiilor, paleta de solutii disponibile fiind foarte larga - de la solutii de management de proiect utilizate deja in companie, configurate pentru specificul activitatii juridice, pana la solutii dedicate managementului de litigii conectate la portalul instantelor de judecata si dosarul electronic.
Un avantaj major al utilizarii tehnologiei este vizibilitatea asupra portofoliului de litigii si accesul la date care sa consolideze deciziile departamentelor juridice. Cu ajutorul unui sistem de gestionare a litigiilor, echipele pot avea acces usor la statistici relevante activitatii lor in baza carora sa decida cum sa coordoneze un litigiu si sa raporteze indicatori de risc, importanti pentru activitatea companiei. De asemenea, un astfel de sistem le permite sa documenteze gradul de incarcare si activitatea echipei, astfel incat sa poata masura indicatorii de performanta si sa construiasca echipele potrivit complexitatii si volumului de munca.
Fireste, si eficienta departamentului este sporita prin reducerea timpului necesar gasirii informatiilor relevante, prin automatizarea redactarii documentelor procesuale, in cazul actiunilor repetitive pentru gestionarea numarului mare de litigii, si, foarte important, prin fluidizarea sarcinilor care necesita mult timp si efort pentru a fi completate. Chiar si solutiile de tip software pentru gestionarea documentelor, disponibile deja in marea majoritate a companiilor, precum Sharepoint sau Google Drive, pot avea un impact mare asupra modului de lucru din cadrul departamentului juridic, dar cu o investitie suplimentara minima. Astfel de sisteme reduc timpul necesar alocat gasirii si accesarii informatiilor importante, precum opinii juridice sau hotarari judecatoresti, care pot fundamenta pozitia organizatiei intr-un nou litigiu. Mai mult decat atat, documentele pot fi mai usor de distribuit intre membrii echipei, astfel incat consilierii juridici pot lucra in paralel la diverse sectiuni ale documentului, in functie de aria lor de specializare.
De asemenea, cu ajutorul tehnologiei, echipele pot duce la indeplinire sarcini care in mod traditional erau foarte greu de realizat. Spre exemplu, se pot monitoriza litigii noi ale partenerilor de afaceri care indica un risc asupra colaborarii, precum cereri de incuviintare executare silita sau insolventa, sau se pot analiza volume mari de hotarari si argumentatie cu ajutorul inteligentei artificiale pentru a extrage informatii pretioase cu privire la gradul de succes al unui tip de argumente.
Care sunt barierele intampinate de departamentele juridice in procesul de digitalizare a zonei de litigii?
De cele mai multe ori, echipele juridice gestioneaza un volum foarte mare de sarcini curente si rareori au timpul necesar documentarii si creionarii unui plan care sa convinga echipa de management a companiei sa investeasca in solutii de tehnologie dedicate departamentului juridic.
De asemenea, directorii juridici trebuie sa sustina cu argumente puternice planurile de digitalizare in fata conducerii organizatiei pentru ca acestea sa fie tratate ca prioritati, in contextul in care companiile trec prin transformari digitale accelerate, iar resursele lor sunt focalizate in multe directii (departamentele de vanzari, achizitii, resurse umane etc.).
Astfel, este esential ca directorii juridici sa aiba incredere in initiativa de digitalizare si sa isi gaseasca parteneri atat in interiorul organizatiei, cat si in exteriorul acesteia, in vederea identificarii unei solutii de tehnologie care sa raspunda nevoilor echipei si limitarilor de buget si implementarii acesteia.
De asemenea, un alt factor de care departamentele juridice trebuie sa tina cont in procesul de transformare a zonei de litigii este gradul de digitalizare a instantelor. Pe masura ce sistemul judiciar din Romania va avansa pe calea catre digitalizare, eficienta solutiilor de tehnologie va fi mai mare, ceea ce va usura procesul de digitalizare interna. In ultimii ani, in Romania au fost adoptate masuri in aceasta directie, fiind introdusa functionalitatea dosarului electronic, insa doar cu privire la anumite instante.
Ingrediente pentru succesul unui proiect de digitalizare a litigiilor
Pentru ca un proiect de digitalizare sa fie unul de succes, este foarte important ca solutiile adoptate sa raspunda celor mai stringente nevoi ale echipei. Spre exemplu, daca gestionarea litigiilor este externalizata, atunci merita investit in solutii care permit colaborarea si comunicarea mai facila cu avocatii externi, precum schimbul de documente, facturarea sau statusul litigiilor, si care asigura vizibilitatea asupra intregului portofoliu de litigii si raportarea usoara. In schimb, atunci cand litigiile sunt abordate prin consilierii juridici proprii, sunt mai relevante solutiile de tehnologie care cuprind functionalitati integrate de calendar, stocare si management de documente si de colaborare cu restul organizatiei. Bineinteles, functionalitati de analiza si raportare de date cu privire la litigii sunt de asemenea importante intr-un astfel de scenariu. In masura in care o organizatie se confrunta cu un numar mare de litigii, functionalitatile de automatizare a documentelor devin esentiale.
De asemenea, organizatiile trebuie sa ia in considerare alinierea asteptarilor cu maturitatea tehnologiei pe care acestea aleg sa o implementeze si bugetul disponibil. Solutiile cu un istoric pozitiv de implementari si utilizari raspund in general tuturor cerintelor, insa presupun o investitie mai mare. Pe de alta parte, utilizarea unor solutii de management generale si mai prietenoase din punctul de vedere al costului nu raspunde intotdeauna tuturor cerintelor companiei. Este important ca un eventual compromis asupra functionalitatilor sa fie facut in deplina cunostinta de cauza.
Nu in ultimul rand, implicarea intregii echipe de consilieri juridici din cadrul organizatiei in procesul de selectie si implementare reprezinta un factor cheie pentru ca utilizatorii tehnologiei sa inteleaga foarte bine solutia si ratiunile care au stat la baza deciziei, aspect care va facilita adoptarea solutiei.
Pentru implementarea cu succes a unei solutii software pentru zona de litigii, este de preferat ca organizatiile sa evite achizitionarea unui software dedicat inainte de a intelege foarte bine nevoile echipei si solutiile deja existente in organizatie. Timpul petrecut in discutii cu echipa de litigii si conectarea cu echipa care gestioneaza infrastructura IT este foarte valoros si va da roade mai tarziu in proces.
