Pentru grupul de firme APT, aflat in top 5 furnizori locali de servicii de resurse umane, linistea echipei este conditionata de functionarea constanta a e-mailului. Alegerea Office 365 a fost solutia optima pentru asigurarea functionarii neintrerupte a e-mailului, cresterea mobilitatii dar si reducerea costurilor. Cu aceste obiective atinse, APT Group se poate concentra asupra planurilor de extindere a activitatii pe alte piete din regiune.
[#https://www.microsoft.com/ro-ro/business/customer-success-stories/#]
Despre organizatie
Cu o prezenta de aproape 20 de ani pe piata romaneasca de resurse umane, grupul de firme APT este cel mai mare jucator independent din industrie, o concentrare de forte repartizate armonios pe diferite specializari din aria capitalului uman, a comunicarii si a serviciilor. Cu o cifra de afaceri de peste 19 milioane euro, 65 de angajati in echipa centrala si peste 1.600 de persoane (majoritatea cu studii superioare) angajate in servicii BPO si misiuni de munca temporara, in 2013, grupul de firme APT se mentine in avangarda primilor 5 furnizori de servicii complexe de resurse umane din Romania.
Numarul clientilor trece de 100 si acopera intreg teritoriul national. Grupul APT este membru al Asociatiei Romane a Agentilor de Munca Temporara, iar ca planuri de viitor, intentioneaza sa extinda activitatea la nivelul regiunii Europa de Sud-est.
APT ofera servicii complete pentru gestionarea resurselor umane, de la recrutare si plasare agenti de munca temporara, executive search, HR outsourcing, payroll, consiliere in cariera, managementul talentelor si performantei, pana la training si dezvoltare, team building si dezvoltarea de platforme web HRMS.
Din punct de vedere tehnologic, APT Group utilizeaza o aplicatie specifica serviciilor de resurse umane, APT HR, suita Entersoft ERP CRM si solutia de calcul salarial WizSalary. Toate aceste aplicatii sunt administrate pe o infrastructura proprie, de catre o echipa IT interna.
Cerinte de business. Situatia initiala
Ca pentru orice companie de servicii care interactioneaza frecvent cu piata, si pentru APT Group e-mailul este instrumentul de baza in derularea relatiilor de afaceri.
Pentru o perioada lunga de timp, APT a folosit o solutie de e-mail bazata pe Microsoft Exchange 2003 si gazduita pe un server propriu, administrat intern. Cu trecerea anilor, solutia s-a invechit si nu mai oferea oferea suportul necesar unei companii in crestere. APT inregistra frecvent intreruperi ale e-mailului, cauzate de caderile de electricitate, mentenanta serverelor, aplicarea unor diverse patch-uri de securitate etc.
Accesul din exteriorul companiei se facea printr-o versiune web si un VPN, insa utilizatorii accesau doar mesajele din inboxul interfetei web nu si pe cele descarcate local. Astfel, solutia nu era foarte productiva, in lipsa accesului complet la corespondenta de business.
Complementar solutiei clasice de e-mail, APT utiliza un serviciu mobil de e-mail pentru cca 25 de utilizatori (Black Berry Enterprise) pe un server intern, care insa ridica probleme de conectivitate si genera costuri mari de intretinere.
‘’In octombrie 2013, APT Group a derulat un audit al infrastructurii interne pentru a descoperi punctele vulnerabile si necesitatile de imbunatatire. E-mailul este foarte important pentru noi. Toti angajatii sunt conectati la email si deruleaza pe acest canal cea mai mare parte a comunicarii cu beneficiarii, de la contracte, documentatii, notificari etc. Prin urmare, se impunea gasirea unei solutii care sa asigure continuitatea acestui instrument’’, afirma Cornel Apostol, CFO APT Group.
Solutia
Pentru asigurarea continuitatii in utilizarea e-mailului, APT a facut o analiza cu privire la continuarea solutiei traditionale cu trecere la Microsoft Exchange Server 2013, solutia care ar fi folosit investitiile anterioare in licente, insa nu schimba cu nimic situatia ca disponibilitate si riscuri. Adaugarea unui generator, precum si trecerea la o serie de servere foarte performante erau optiuni prea costisitoare. De asemenea, solutia mutarii serverelor intr-un centru de date profesional, implica un cost ridicat precum si necesitatea administrarii acestora de catre echipa interna. Prin urmare, alternativa cea mai avantajoasa o reprezenta trecerea la servicii in Cloud, iar in urma discutiilor cu principalii furnizori, APT a optat pentru Microsoft Office 365. Pentru gestiunea operatiunii de migrare si configurare, APT a ales compania Class IT, partener Microsoft Gold Partner pe serviciile de Cloud si Messaging.
‘’Nemultumirile acumulate in timp ne-au determinat sa cautam o solutie. Stiam de Cloud si de Office 365 din diverse surse, insa initial am avut unele retineri legate de pierderea controlului si de natura confidentiala a informatiilor pe care le transmiteam pe e-mail. Avem clienti care sunt acreditati ISO 27001 si care ne impun cerinte legate de securitate si confidentialitate. Dupa discutii cu furnizorii Microsoft si Class IT, ne-am lamurit ca nivelul de securitate este foarte ridicat, iar Microsoft ofera garantii financiare pentru respectarea SLA-ului agreat. Practic, informatiile sunt mai sigure in Office 365 decat pe serverele noastre proprii’’, explica Cornel Apostol.
In urma acestei decizii, APT Group a contractat 54 de abonamente Office 365 Enterprise plan E3 care permit inclusiv instalarea locala a suitei Microsoft Office si 12 abonamente Exchange Online Plan 1.
Derularea proiectului
APT a derulat proiectul de migrare in ultima parte a anului 2013, iar procesul a fost gestionat de Class IT. Procesul de migrare a fost fluent, a fost planificat sa se deruleze peste weekend pentru a nu influenta utilizatorii.
Class IT a asigurat atat configurarea noilor casute de e-mail si migrarea conturilor cat si integrarea cu Active Directory. Integrarea cu Active Directory a fost necesara pentru pastrarea unei autentificari centralizate de tip Single Sign-On la toate resursele. Astfel, trecerea in Cloud nu a avut impact asupra utilizatorilor, iar APT nu trebuie sa administreze mai multe solutii de acces.
‘’Class IT ne-a ajutat mult in derularea proiectului. Am dezvoltat impreuna o relatie de parteneriat prin care Class IT ne ofera consultanta de care aveam nevoie si nu doar livrarea unor licente de acces la un serviciu, este o abordare foarte eficienta, prin care am gasit intotdeauna cele mai bune solutii’’, declara Cornel Apostol.
Beneficiile
Atunci cand un instrument de business vital, ca e-mailul, castiga un plus de disponibilitate si fiabilitate, intreaga companie are de castigat, pentru ca angajatii reusesc sa-si desfasoare activitatea fara intreruperi.
‘’Nu am ales cloud pentru ca era mai ieftin ci pentru ca aduce un plus de siguranta, disponibilitate multe mai mare si confort pentru utilizatori. Conteaza si mobilitatea deoarece acum putem accesa Office 365 de pe orice terminal’’, considera Cornel Apostol.
APT Group inregistreaza si alte beneficii in urma trecerii la Microsoft Office 365, iar cele mai importante dintre acestea sunt:
Cresterea productivitatii echipei APT prin acces neintrerupt la e-mail si functionalitatile suplimentare de prezenta si videoconferinta
Angajatii pot fi mai eficienti daca in activitatea lor nu apar sincope. Microsoft garanteaza o disponibilitate maxima pentru serviciul Office 365, iar APT a eliminat intreruperile frecvente ale e-mailului cauzate de functionarea defectuoasa a infrastructurii IT. Mai mult, Office 365 a adus angajatilor APT functionalitati suplimentare de videoconferinta prin serviciul Lync Online. ‘’Intreruperile erau frecvente si generau timpi morti in activitate. Situatia s-a schimbat fundamental acum, iar intreaga companie se poate concentra pe activitatea de baza si cresterea calitatii serviciilor livrate catre beneficiari’’, afirma Cornel Apostol.
Reducerea costurilor cu IT-ul prin simplificarea infrastructurii
Office 365 ruleaza pe o infrastructura administrata de Microsoft, iar echipa IT din cadrul APT doar monitorizeaza calitatea serviciului si configurarea casutelor pentru noii utilizatori. ‘’Anterior, 50- 60% din timpul echipei IT era alocat activitatilor de intretinere a solutiei de e-mail, iar planurile pentru 2014 prevedeau angajarea unei persoane in cadrul departamentului. Office 365 a simplificat activitatea, iar necesitatea extinderii echipei IT a disparut. Estimez ca am eliminat un cost lunar total de cca 3.000 EUR’’, considera Cornel Apostol.
Extinderea mobilitatii prin compatibilitatea Office 365 cu majoritatea telefoanelor mobile inteligente de pe piata
Spre deosebire de solutia de mobilitate anterioara, Black Berry Enterprise, Office 365 nu genereaza costuri suplimentare si este accesibila de pe orice terminal mobil. Avand in vedere ca APT deruleaza o activitate nationala, conectarea mobila a angajatilor la email este un beneficiu relevant si cu impact direct asupra productivitatii. ‘’Office 365 ne ajuta sa ne derulam activitatea mai bine, fara griji colaterale legate de tehnologie. Suntem mai concentrati pe realizarea obiectivelor si cu siguranta suntem mai productivi’’, afirma Cornel Apostol, CFO APT Group.
