Intrarea intr-un parteneriat de business nu este niciodata doar o formalitate, ci o decizie importanta, care poate fie sa ajute o companie sa creasca, fie sa genereze probleme majore. Un parteneriat potrivit poate sprijini compania in atingerea obiectivelor de crestere si in obtinerea unor avantaje strategice, in timp ce o alianta gresita poate expune organizatia la pierderi financiare semnificative, daune de imagine si riscuri de natura juridica. Asociatia Examinatorilor Autorizati de Fraude (ACFE) mentioneaza, in sondajele publicate intre februarie 2023 si martie 2024, ca procesul de integrare a unor noi parteneri de afaceri – in calitate de furnizori sau de clienti – reprezinta o provocare pentru multe organizatii. Potrivit raportului ACFE, doar 10% dintre organizatii considera ca integrarea noilor furnizori nu reprezinta deloc o provocare, in timp ce peste 60% o considera extrem de dificila. De asemenea, 52% dintre respondenti afirma ca integrarea unui nou client este o provocare majora sau moderata, in timp ce doar 14% dintre acestia nu percep acest proces ca fiind problematic pentru organizatia lor.
Intelegerea importantei analizei de integritate (Integrity Due Diligence)
Analiza de integritate (Integrity Due Diligence – IDD) reprezinta o componenta esentiala a managementului riscului, care se concentreaza pe evaluarea integritatii si reputatiei unui partener de business actual sau potential, inainte de initierea sau extinderea unei colaborari. Realizarea unei analize de integritate permite organizatiilor sa identifice probleme ascunse si sa reduca riscurile care ar putea ameninta atat activitatea curenta, cat si dezvoltarea viitoare a afacerii. Neefectuarea unei astfel de analize amanuntite poate expune o companie la potentiale consecinte grave care, in functie de jurisdictie, ar putea include amenzi substantiale, restrictii asupra operatiunilor comerciale sau chiar asumarea unei raspunderi penale.
Dincolo de sanctiunile legale si de reglementare, o analiza insuficienta poate provoca, de asemenea, daune semnificative asupra reputatiei. Daca o organizatie este asociata cu un partener implicat in acte de coruptie sau in practici lipsite de etica, aceasta se poate confrunta cu o expunere negativa in mass-media si cu pierderea increderii partilor interesate – inclusiv clienti, investitori si autoritati de reglementare.
Date esentiale colectate in cadrul procesului de integrare si al verificarilor de tip Integrity Due Diligence (IDD)
ACFE raporteaza ca, la momentul integrarii unui partener de afaceri, organizatiile trebuie sa colecteze informatii cheie, cum ar fi codul de identificare fiscala, verificarea identitatii proprietarului/proprietarilor businessului, informatii despre structura de proprietate si date privind sanctiuni, liste de supraveghere sau entitati interzise. Verificarea acestor informatii este direct legata de atenuarea riscurilor majore de frauda si de reputatie cu care se confrunta organizatiile atunci cand interactioneaza cu parteneri de afaceri.
Informatiile colectate in timpul procesului de IDD ar trebui sa acopere aspecte cheie precum: identitatea si structura corporativa, inclusiv identificarea membrilor consiliului executiv, a actionarilor, a beneficiarilor reali si a altor afilieri corporative; comportamentul pe piata; listele de sanctiuni, inclusiv identificarea persoanelor, organizatiilor sau tarilor supuse sanctiunilor economice emise de un guvern sau de o organizatie internationala; relatarile negative din mass-media, inclusiv acuzatiile mediatizate de surse credibile si alte publicatii care asociaza o persoana sau o entitate cu cazuri de frauda, spalare de bani, coruptie, terorism si alte activitati ilegale; verificari ale listelor de persoane expuse politic si ale listelor entitatilor detinute de stat; rezultate financiare si bilanturi contabile, inclusiv bilanturi ale activelor si pasivelor.
Principalii factori de risc identificati prin analiza de tip Integrity Due Diligence
Analiza IDD este un instrument esential pentru identificarea timpurie a riscurilor legate de integritate in cadrul relatiilor de business. Printre cele mai frecvente si relevante riscuri identificate se numara: proprietatea ascunsa cu ajutorul unor structuri complexe, care pot ascunde identitatea reala a persoanelor implicate; beneficiari reali cu antecedente penale sau cu reputatie proasta; controlul neoficial al unei afaceri exercitat de catre persoane politice influente; acuzatii de coruptie si activitati frauduloase; utilizarea unei companii ca potential vehicul pentru spalarea banilor; conflicte de interese, in care personalul cheie reprezinta interesele unor parti externe; litigii legale care pot afecta stabilitatea financiara sau imaginea publica a partenerului si probleme legate de zona de ESG (environment, social, governance – mediu, social, guvernanta), cum ar fi incalcarea reglementarilor privitoare la mediu, a standardelor de sustenabilitate, existenta unor practici de munca deficitare sau probleme asociate lantului de aprovizionare.
Cand ar trebui efectuata analiza de tip Integrity Due Diligence?
Frecventa cu care organizatiile efectueaza verificari IDD depinde de mai multi factori, care includ natura relatiei de business, nivelul de risc, industria si cadrul de reglementare aplicabil. Acestea ar trebui sa efectueze intotdeauna IDD inainte de a intra intr-un parteneriat sau inainte de a initia o investitie sau o tranzactie semnificativa pentru a se asigura ca nu se expun unor riscuri ascunse. Cu toate acestea, organizatiile nu ar trebui sa trateze IDD ca un proces ce se efectueaza o singura data. In functie de nivelul de risc, procedura de due diligence ar trebui revizuita in mod regulat. Pentru organizatiile care colaboreaza cu parteneri de afaceri cu risc scazut, verificarile IDD ar trebui revizuite la fiecare doi-trei ani. Relatiile de business cu risc moderat, insa, necesita o atentie mai mare - de obicei, verificarile IDD ar trebui refacute la fiecare 12-24 de luni. In scenarii cu risc ridicat sau atunci cand se colaboreaza cu parteneri de afaceri care opereaza in jurisdictii cunoscute pentru cadrele slabe de reglementare sau in tari cu un nivel ridicat de coruptie, organizatiile ar trebui sa refaca verificarile IDD la fiecare sase-12 luni sau chiar mai frecvent, daca circumstantele o cer. In plus, dincolo de aceste verificari periodice, organizatiile ar trebui sa trateze aceste verificari ca pe o responsabilitate continua, pentru a fi pregatite sa reactioneze cand apare ceva nou, de exemplu schimbari in structura actionariatului, la nivelul conducerii, aparitia unor articole negative in presa, sesizari ale avertizorilor de integritate si actualizari ale cadrelor de reglementare. In aceste cazuri, reluarea prompta a procesului de due diligence ajuta organizatiile sa anticipeze riscurile potentiale inainte ca acestea sa escaladeze.
Intr-un peisaj de business global caracterizat de cadre de reglementare tot mai riguroase, practicile IDD pot fi esentiale in integrarea noilor parteneri de business si in monitorizarea relatiilor existente cu alte companii. Dincolo de simpla bifare a cerintelor de conformitate, IDD poate fi un mod de protejare impotriva coruptiei, fraudei si a unor obligatii ascunse care pot ameninta operatiunile si credibilitatea unei organizatii.
