Desi multe organizatii tind sa priveasca incidentele de frauda drept putin probabile, de obicei pe baza increderii pe care o au atat in angajati, cat si in partenerii de afaceri, realitatea este ca astfel de evenimente nu pot fi anticipate si gestionate corespunzator fara o strategie de preventie care sa includa protocoale de detectare timpurie si de raportare, respectiv fara un plan solid de raspuns la incidente.
Un sondaj recent realizat de Asociatia Examinatorilor de Frauda Certificati (ACFE), pe baza unui set extins de date cuprinzand peste 2.000 de cazuri reale de frauda, care au avut repercusiuni asupra organizatiilor din 133 de tari si 23 de industrii, a aratat ca frauda ocupationala genereaza pierderi anuale de peste 4,7 trilioane de dolari la nivel global. Mai mult, studiul subliniaza ca un caz tipic de frauda se desfasoara pe o durata de 12 luni inainte de a fi detectat, iar organizatiile pierd anual aproximativ 5% din venituri din cauza fraudei, media per caz ridicandu-se la aproximativ 1.783.000 de dolari. In ceea ce priveste detectarea fraudelor, raportarile interne facute de angajati au fost identificate drept cea mai comuna metoda (42%) de descoperire a situatiilor de risc, ceea ce subliniaza importanta mecanismelor interne de raportare.
Pe masura ce organizatiile recunosc nevoia de a-si spori masurile de prevenire a fraudei, apar o serie de intrebari importante.
1. Cum pot organizatiile sa cultive o cultura a constientizarii si responsabilitatii pentru a combate eficient frauda?
Abaterile si neglijenta profesionala pot afecta in mod semnificativ securitatea fiecarei organizatii, iar orice eveniment neconform poate afecta o afacere si o poate destabiliza.
Sesiunile de instruire sunt esentiale pentru fiecare program antifrauda si sunt elemente-cheie in prevenirea riscurilor operationale si in modelarea unei forte de munca reziliente, capabile sa identifice semnale de alarma si activitati frauduloase, precum si sa le raporteze. Pentru a proteja afacerea si reputatia companiei, un program de formare antifrauda ar trebui sa includa, pe langa aspectele generale, realitati specifice fiecarei zone geografice, industrii si organizatii. In plus, pentru a sublinia importanta programului de formare parcurs, ar putea fi o solutie ca angajatii sa semneze un angajament anual prin care isi asuma intelegerea principiilor si alinierea la programul intern de prevenire a fraudei, ceea ce reprezinta un angajament colectiv fata de conduita etica in organizatiei.
Pe langa programul general de instruire antifrauda pentru toti angajatii, organizatiile ar trebui sa ia in considerare implementarea unui program specializat de instruire pentru managementul de top, care sa abordeze teme precum semnalele de alarma specifice diverselor departamente, metodele de preventie si strategiile de detectare a situatiilor de risc. Prin dezvoltarea abilitatilor personalului de conducere, organizatia ofera un nivel suplimentar de aparare impotriva potentialelor riscuri.
2. Care sunt cele mai importante aspecte pe care companiile ar trebui sa se concentreze in efortul de prevenire a fraudei?
Alaturi de constientizarea riscurilor interne de frauda, realizata prin sesiuni de formare dedicate, avertizarea de integritate este un instrument important pentru etica organizationala, promovand un mediu de lucru echilibrat si servind drept forta esentiala impotriva potentialelor fapte de coruptie si frauda.
Potrivit Institutului American Anticoruptie (AACI), denuntarea (whistleblowing) este un „act deliberat si neobligatoriu de divulgare”, realizat in conformitate cu prevederile legii de catre o persoana sau un grup de personae, care consta in „dezvaluirea ilegalitatii materiale sau a altor abateri, indiferent daca sunt reale, suspectate sau anticipate” catre o entitate autorizata interna sau externa, care are capacitatea de a remedia situatia.
Adoptarea la nivel european a noii Directive (UE) 2019/1937 privind protectia persoanelor care raporteaza incalcari ale dreptului uniunii (whistleblowing) reprezinta o provocare de actualitate pentru statele membre, precum si pentru organizatiile publice si private. Recunoscuta drept unul dintre cele mai eficiente mijloace de detectare si prevenire a potentialelor fapte de coruptie si practici frauduloase, avertizarea de integritate impune protejarea anonimatului avertizorilor. Aceasta masura de protectie nu doar previne eventuale represalii impotriva celor care raporteaza nereguli, ci si sporeste increderea ca raportarile avertizorilor (whisteblowers) vor fi luate in seama.
Instituirea unor controale interne, expunerea abuzurilor, preventia si promovarea responsabilitatii sunt principii-cheie ale sigurantei operationale. De aceea, avertizorii de integritate joaca un rol important in furnizarea de informatii vitale care, altfel, ar putea ramane necunoscute: informatiile transmise in mod confidential pot constitui dovezi esentiale, care pot ajuta la detectarea schemelor complexe de frauda, la expunerea neregulilor financiare si a practicilor lipsite de etica. Pe de alta parte, teama de expunere descurajeaza participarea indivizilor la practici corupte si contribuie la o cultura organizationala bazata pe etica si responsabilitate.
Atunci cand o informatie este transmisa prin canalele adecvate si directionata catre factorul independent de autoritate din cadrul organizatiei, pot fi luate masuri imediate pentru a preveni sau reduce riscurile. In acest fel, avertizarea de integritate determina organizatiile sa cultive o cultura a responsabilitatii si integritatii si obliga fiecare angajat sa depuna toate eforturile pentru a se conforma standardelor etice.
Cresterea gradului de constientizare si implementarea unor instrumente de avertizare de integritate – pasi esentiali pentru descurajarea si prevenirea fraudei organizationale
Este benefic ca frauda sa fie detectata in stadii timpurii, dar este mai eficient ca organizatia sa fie cu un pas inainte si sa o previna. Prin integrarea programelor continue de constientizare si a pregatirii specializate pentru echipele de management, precum si cu ajutorul unui sistem eficient de preluare a avertizarilor (whistleblowing), organizatiile pot promova un mediu in care angajatii sunt incurajati sa contribuie activ la prevenirea si detectarea fraudei, sustinand in acelasi timp valorile integritatii si sporind transparenta si colaborarea within the organization and with other market players.
